[INFOGRÁFICO] Como o método Kanban pode otimizar o fluxo de trabalho em clínicas médicas

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O Kanban é uma das mais simples metodologias de gestão de projetos e também uma das mais fáceis de se pôr em prática. Ele faz uso de um método visual para gerenciar o fluxo de trabalho e pode ser aplicado nos mais variados setores — desde a cadeia de produção da Toyota, onde foi criado, até o gerenciamento de pequenos projetos com equipes reduzidas.

Neste artigo vamos apresentar o método Kanban e compreender como ele pode otimizar o fluxo de trabalho em clínicas médicas.

Ao fim do artigo você encontra um infográfico gratuito com diversos exemplos práticos de como o Kanban pode ser aplicado no contexto da área de saúde.

O que é o Kanban e como funciona?
Kanban é um sistema ou método?
A diferença entre Kanban e Scrum
4 regras fundamentais do Kanban
Práticas gerais do Kanban
Métricas mais utilizadas no Kanban
Quadro físico ou Quadro digital?
Como utilizar o Kanban na clínica médica (download infográfico)

O que é o Kanban e como funciona?

O Kanban é uma metodologia ágil de gestão de projetos e processos que enfatiza a entrega contínua, sem sobrecarregar a equipe de desenvolvimento, e se destaca pela sua simplicidade e foco na eficiência e melhoria contínua.

Na prática, o Kanban consiste em criar um quadro visível para todos os colaboradores e dividi-lo em 3 seções: “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”; esse quadro pode ser físico ou então uma ferramenta online. Em seguida, as tarefas são inseridas individualmente (utilizando cartões ou post-its) na primeira coluna. Quando algum colaborador começar uma tarefa, deverá mover o cartão para a coluna “Em andamento” e, ao concluir, deverá mover para a última coluna, “Concluído”.

Com o quadro, as equipes podem visualizar todas as tarefas relacionadas ao projeto e seu progresso até o momento. Esse aspecto visual do Kanban facilita a identificação de gargalos e a priorização de tarefas, além de promover a transparência e a comunicação dentro da equipe. Ele se adapta bem a diferentes tamanhos e tipos de equipe e pode ser posto em prática em uma variedade de setores de produção.

Kanban é um sistema ou método?

Kanban é definido simultaneamente como um sistema e como um método: quando falamos de Kanban como um sistema, estamos nos referindo a um conjunto estruturado de regras e ferramentas projetadas para gerenciar o fluxo de trabalho. Neste contexto, o Kanban é visto como um sistema visual de gestão que ajuda equipes a visualizar o trabalho, identificar gargalos no processo de produção e otimizar o fluxo de trabalho.

Já quando tratamos como um método, o Kanban se refere a uma filosofia ou perspectiva da gestão do trabalho que se concentra na entrega de valor, na melhoria contínua e na adaptação às mudanças com flexibilidade. Nessa perspectiva, o Kanban não é apenas um conjunto de ferramentas ou técnicas, mas uma maneira de pensar e abordar o trabalho que incentiva a transparência, a colaboração e a eficiência em equipe.

Em resumo, o sistema Kanban fornece a estrutura e as ferramentas necessárias para implementar o método Kanban, enquanto o método orienta a maneira como essa estrutura é usada e adaptada às necessidades específicas de uma equipe ou projeto.

A diferença entre Kanban e Scrum

Kanban e Scrum são duas metodologias ágeis bastante populares em gerenciamento de projetos, que buscam oferecer flexibilidade, transparência e eficiência no trabalho. Apesar de compartilharem o objetivo comum, elas se distinguem na forma como são estruturadas e implementadas. Confira as principais diferenças entre Kanban e Scrum:

Estrutura e Flexibilidade

Scrum: Adota sprints fixos para organização e planejamento, promovendo previsibilidade.
Kanban: Flexível, sem ciclos fixos, permite ajustes imediatos ao fluxo de trabalho.

Papéis e Responsabilidades

Scrum: Papéis bem definidos (Scrum Master, Product Owner, etc.) direcionam a divisão de tarefas.
Kanban: Flexibilidade nos papéis, qualquer um pode assumir tarefas, exigindo colaboração ativa.

Planejamento e Execução

Scrum: Planejamento rigoroso no início do sprint, com reuniões diárias para alinhamento.
Kanban: Contínuo ajuste de prioridades, foco na otimização do fluxo de trabalho.

Medição de Progresso

Scrum: Utiliza itens concluídos e gráficos de burndown para avaliar o progresso dentro dos sprints.
Kanban: Monitora o tempo de ciclo e o trabalho em progresso para identificar a eficiência.

Adaptação e Melhoria

Scrum: Encoraja melhorias iterativas no final de cada sprint.
Kanban: Promove uma melhoria contínua do processo a qualquer momento.

O Scrum oferece uma abordagem estruturada e cíclica, ideal para projetos com escopos bem definidos. O Kanban destaca-se pela sua adaptabilidade, sendo adequado para projetos que necessitam de resposta rápida a mudanças. A escolha entre ambos deve considerar a dinâmica do projeto e as preferências da equipe.

4 regras fundamentais do Kanban

As quatro regras fundamentais do Kanban formam um conjunto de princípios orientadores que facilitam a implementação e a adoção do sistema Kanban dentro de organizações e equipes. Estas regras são:

1. Começar com o que tem agora

Incentiva as equipes a adotar o Kanban nos processos já existentes, minimizando perturbações e aproveitando as estruturas de trabalho atuais.

2. Buscar mudanças graduais

Prefere implementações incrementais ao invés de alterações abruptas, permitindo ajustes e melhorias contínuas com base na experiência.

3. Respeitar as responsabilidades e cargos atuais

Mantém os cargos e a estrutura da equipe intactos, valorizando o conhecimento e as habilidades existentes para facilitar a aceitação e o engajamento com o Kanban.

4. Todas as pessoas liderando

Promove a liderança compartilhada, incentivando cada membro da equipe a contribuir para a melhoria contínua e o sucesso do projeto.

Essas regras são projetadas para promover uma transição suave para o Kanban, minimizando a resistência à mudança e maximizando o engajamento e a eficácia.

Práticas gerais do Kanban

Dando seguimento às quatro regras fundamentais do Kanban, que estabelecem uma base sólida para a implementação e adoção dessa metodologia, as práticas gerais do Kanban complementam essas regras ao oferecer orientações específicas para otimizar o fluxo de trabalho e promover a melhoria contínua. As práticas gerais do Kanban são:

Visualizar o trabalho
Envolve a criação de um quadro Kanban para mapear visualmente todas as etapas do processo de trabalho, tornando as tarefas e seu progresso transparentes para toda a equipe.
Limitar o trabalho em andamento (WIP – work in progress)
Define limites claros para o número de tarefas em desenvolvimento, ou seja, no estágio “em andamento”, reduzindo a sobrecarga e promovendo um fluxo de trabalho mais eficiente.
Gerenciar o fluxo
Concentra-se em observar e ajustar o movimento das tarefas através do processo, buscando um fluxo contínuo que minimize atrasos e gargalos.
Tornar as políticas do processo explícitas
Assegura que todos na equipe compreendam as regras e critérios para mover tarefas entre estágios, garantindo consistência e eficácia no processo.
Implementar ciclos de Feedback
Inclui a organização de reuniões regulares de retrospectiva para revisar o processo de trabalho, permitindo à equipe refletir sobre o que está funcionando e o que pode ser melhorado, ajustando as práticas de acordo.
Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente (Kaizen)
Encoraja a equipe a trabalhar junta na identificação e implementação de melhorias, adotando uma abordagem experimental para evoluir os processos de trabalho.

Métricas mais utilizadas no Kanban

Tempo de Ciclo (Cycle Time)

O Tempo de Ciclo refere-se ao tempo necessário para que uma tarefa seja entregue a partir do momento em que começou a ser trabalhada. Para verificar essa métrica, observa-se o tempo decorrido desde que o trabalho em uma tarefa começa até sua conclusão, ou seja, o tempo em que ela está na coluna “em andamento”.

Taxa de Produção (Throughput Rate)

A Taxa de Produção mede a quantidade de tarefas ou itens que a equipe completa em um período definido (como um dia, uma semana ou um mês). Essa métrica é calculada acompanhando o número de tarefas movidas para a coluna "Concluído" do quadro Kanban dentro do período especificado.

Trabalho em Andamento (Work In Progress)

O Trabalho em Andamento quantifica as tarefas atualmente em desenvolvimento, não finalizadas. Limitar o WIP é vital para evitar sobrecargas e promover um fluxo de trabalho contínuo. O WIP é avaliado contando o número de cartões nas colunas de etapas ativas no quadro Kanban, excluindo as fases de "A Fazer" e "Concluído".

Tempo de Espera (Lead Time)

Tempo de Espera é o tempo total desde a solicitação de uma tarefa até sua entrega final. Ele fornece uma medida da capacidade de resposta da equipe às demandas. Para calcular o Tempo de Espera, monitora-se o intervalo desde a data de registro da tarefa até o momento em que ela é marcada como concluída.

Estas métricas fornecem uma visão clara do desempenho operacional e são fundamentais para o gerenciamento efetivo do fluxo de trabalho no Kanban, permitindo ajustes no processo conforme necessário.

Quadro físico ou Quadro digital?

Ao implementar o Kanban, surge a escolha entre utilizar um quadro físico ou digital. Ambas as opções têm benefícios específicos, e a decisão deve considerar as necessidades e preferências da equipe.

Quadro Físico Kanban

Acessível e imediatamente visível para equipes que compartilham o mesmo espaço físico.
Simples, sem necessidade de familiarização com ferramentas digitais.
Favorece a colaboração presencial e a comunicação face a face.

Quadro Digital Kanban

Proporciona flexibilidade e acesso remoto, essencial para equipes distribuídas.
Oferece funcionalidades avançadas, como notificações automáticas e integrações.
Facilita o rastreamento de métricas e mantém um histórico detalhado das atividades.

Equipes co-localizadas podem preferir o quadro físico pela sua tangibilidade e facilidade de interação direta. Já para times remotos ou que precisam de mais flexibilidade, o quadro digital é mais adequado, oferecendo recursos que suportam a colaboração à distância e o monitoramento detalhado do projeto.

A escolha entre um quadro físico ou digital depende do contexto operacional da equipe, visando sempre otimizar a gestão do fluxo de trabalho, a transparência e a eficiência do processo.

Como utilizar o Kanban na clínica médica

Sabendo agora tudo sobre o Kanban, como aplicar o método em clínicas e consultórios médicos? Quais benefícios ele pode trazer para os atendimentos médicos e a gestão da clínica? Em quais processos ele pode auxiliar?

Essas questões são cruciais para profissionais da saúde que buscam otimizar operações, melhorar a qualidade do atendimento ao paciente e a eficiência dos processos internos.

No infográfico que preparamos você descobre as respostas para estas questões. Faça o download e constate como implementar o Kanban pode ser um divisor de águas na administração da sua clínica, conduzindo a uma entrega de cuidados mais eficiente, responsiva e de qualidade.

Confira todos os materiais exclusivos que disponibilizamos para auxiliar no planejamento estratégico de clínicas médicas: