[CHECKLIST] 6 perguntas para avaliar seu fluxo de trabalho no consultório médico
O fluxo de trabalho, assim como a tecnologia, é uma forma poderosa de alavancagem que pode funcionar a favor ou contra você. Quando pequenos problemas no seu fluxo de trabalho ocorrem repetidamente durante o dia, os pacientes e sua equipe sofrem as consequências.
Se um arquivo do paciente não for preenchido ou gerenciado com eficiência, por exemplo, não apenas o médico terá seu trabalho prejudicado no momento do atendimento, mas também o paciente e talvez ainda outros funcionários. Em pouco tempo, seu dia estará ficando mais longo diante de seus olhos, com pouca esperança de voltar aos trilhos, com mais tempo sendo ocupado para resolver os problemas do que realizando as tarefas normais, que vão ficando para trás.
É aqui que entra a eficácia e eficiência do fluxo de trabalho. Se você conseguir identificar essas pequenas fontes de ineficiência, poderá multiplicar os benefícios em todo o consultório, para a equipe, para você e para os pacientes. Mesmo com pequenas alterações, a quantidade de tarefas que seu consultório pode concluir (em comparação com outros consultórios da sua especialidade do mesmo tamanho) aumentará drasticamente.
Otimização do fluxo de trabalho
Quanto mais suave for a operação de seu fluxo de trabalho, mais fácil e menos apressada é a visita ao consultório, tanto para os pacientes quanto para a equipe. Seus pacientes se beneficiam diretamente com tempos de espera reduzidos e processos mais ágeis e precisos, reforçando a confiança em seu consultório como um todo. E quando o consultório se torna mais produtivo, médico e equipe experimentam menos gargalos, interrupções e aborrecimentos.
A otimização do fluxo de trabalho requer que não só o médico, mas toda a equipe esteja engajada e tenha confiança para compartilhar suas sugestões e comentários, trabalhando juntos para realizar as melhorias necessárias no consultório. Quando todos compartilham sua visão e discutem estratégias em conjunto, aumenta-se muito as chances de encontrar as ineficiências dos processos atuais e obter perspectivas mais profundas sobre o fluxo de trabalho e como ele pode ser otimizado.
Confira seis perguntas a serem feitas para determinar se seu fluxo de trabalho está sendo executado da melhor maneira possível:
1. Cada membro da equipe entende seus deveres?
Ter deveres claramente delineados para todos os funcionários é vital. Quando sua equipe não tem certeza de quem é o responsável por concluir as tarefas pendentes, você acaba com gargalos e redundâncias, ou em alguns casos até mesmo tarefas ficando sem execução.
2. O trabalho está sendo repetido?
Cada tarefa deve ser feita uma vez e corretamente. Se você achar que seus pacientes estão dizendo que forneceram as mesmas informações a vários membros da equipe, seu fluxo de trabalho está com problemas. Deve haver um caminho claro para os pacientes desde o agendamento, o check-in até o check-out, sem redundâncias. Mapeie o fluxo ideal do paciente versus o que está acontecendo atualmente para detectar gargalos.
3. Seu consultório segue um cronograma definido?
Sem a devida programação, as tarefas necessárias podem entrar em conflito e criar problemas no fluxo de trabalho. Liste todas as tarefas diárias e defina horários para que sejam concluídas em lotes para melhorar a eficiência. Por exemplo, completar as confirmações até às 11h; fazer lançamento de registros financeiros até o fim do dia; realizar backup dos dados antes de encerrar o expediente; etc.
4. Seu consultório tem problemas de comunicação?
Nenhum fluxo de trabalho pode funcionar de maneira ideal sem uma comunicação clara entre os funcionários. Cada pessoa da equipe, desde os médicos até a recepção, deve se sentir capacitada para falar quando surgirem problemas que afetam o fluxo de trabalho ou o atendimento ao paciente. Ao resolver imediatamente os problemas, seu consultório pode melhorar a eficiência e a experiência do paciente.
5. Sua equipe se encaixa em seu consultório?
As necessidades dos consultórios mudam ao longo do tempo, à medida que crescem e acrescentam serviços médicos ou adotam novas tecnologias e processos. Acompanhe o trabalho que é realizado por cada membro da equipe, avaliando a eficiência, o tempo gasto e o nível de conformidade das tarefas de acordo com o que é esperado. Isso permitirá que você determine se precisa adicionar novos membros à equipe para dar conta de uma possível sobrecarga de tarefas, ou alocar tarefas melhor para cada membro, ou até mesmo oferecer treinamento adicional para melhorar a execução de certas ações.
6. Sua equipe entende completamente a tecnologia implementada em seu consultório?
Os softwares médicos são uma das ferramentas mais valiosas disponíveis para superar problemas do fluxo de trabalho do consultório. No entanto, sua equipe deve entender completamente como usar os recursos disponíveis para aproveitar todas as vantagens e evitar as ineficiências advindas do uso incorreto ou incompleto. Aproveite o treinamento oferecido pela empresa desenvolvedora do seu software médico para garantir o fluxo de trabalho ideal.
Comprometa-se em investir tempo e atenção para melhorar continuamente seu fluxo de trabalho. Isso é uma jornada, e não um destino final. Sempre há novas maneiras de melhorar e protocolos que precisam ser realizados dentro de seu consultório. E sempre haverá novas tecnologias para implementar, projetadas para tornar certas partes do seu fluxo de trabalho mais eficientes. Com todos esses diferentes fatores em constante mudança, você deve se comprometer a refinar continuamente seu fluxo de trabalho em busca de melhorias contínuas. Isso garante que você mantenha seu consultório atualizado, eficiente e bem-sucedido.
Após ter analisado as questões acima, você agora terá uma ideia das melhorias do fluxo de trabalho que são necessárias em seu consultório. Faça então o download gratuito da checklist abaixo para começar a otimização e garantir que você aborde todos os itens essenciais: