Prontuário eletrônico ou sistema de gestão? Como ter ambos pode melhorar os resultados financeiros

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A otimização das operações clínicas e administrativas é um componente essencial de uma estratégia de crescimento inteligente para clínicas médicas bem-sucedidas. Uma ótima maneira de alcançar a eficiência operacional desejada é investir na tecnologia certa, como sistemas de prontuário eletrônico (PEP) e de gestão de clínicas.

No entanto, por diversos motivos, algumas clínicas se veem na situação de ter que escolher entre um sistema de PEP ou um sistema de gestão, e não ambos simultaneamente.

Embora os softwares de prontuário e de gestão tenham propósitos diferentes, eles funcionam melhor quando integrados. Uma solução que ofereça uma plataforma completa com prontuário eletrônico e ferramentas de gestão funcionando em conjunto criará uma base sólida que dará suporte a todos os aspectos da clínica.

Ter uma plataforma tecnológica completa e perfeitamente integrada contribui para uma clínica muito mais eficiente, capaz de alcançar um potencial de crescimento maior.

Neste artigo você confere:

Prontuário eletrônico vs. sistema de gestão: diferenças e funções
Por que você precisa de ambos os sistemas
Avanços recentes nos sistemas médicos integrados para clínicas

Prontuário eletrônico vs. sistema de gestão: diferenças e funções

Tanto o PEP quanto o sistema de gestão podem ajudar a melhorar as operações da clínica, aumentar o engajamento do paciente e agilizar os processos de faturamento, mas são duas tecnologias distintas. Vamos explorar o que as torna únicas.

O que é um PEP?

Um sistema de prontuário eletrônico do paciente é a forma de registro digital do prontuário médico contendo as informações de saúde de um paciente. Todo atendimento em saúde inclui o registro dos dados coletados na consulta, desde dados pessoais, informações de exame físico, sintomas, diagnósticos, exames realizados, tratamento prescrito, etc. O conjunto de todos estes dados cria o prontuário do paciente.

Um sistema de PEP, portanto, normalmente inclui fichas e formulários a serem preenchidos, funcionalidade de emissão de documentos, integração com bases de dados de medicamentos, exames e procedimentos, possibilidade de anexo de imagens e outros documentos, entre outras funcionalidades.

Muitos sistemas de PEP incluem também uma agenda eletrônica, para que a gestão dos agendamentos possa ocorrer de forma integrada ao cadastro de pacientes.

O que é um sistema de gestão de clínicas?

O sistema voltado para a gestão da clínica permite agendar e gerenciar consultas, fazer o faturamento dos serviços, além de armazenar informações essenciais para os fluxos de trabalho administrativos, como fluxo de caixa e estoque.

Ele lida com tudo que não seja a documentação clínica. Se o prontuário eletrônico do paciente é o “diretor médico” do seu conjunto de tecnologias, isso faz do software de gestão o “diretor de operações”.

Um sistema de gestão adequado ajuda a otimizar as operações do consultório, automatizando certas etapas do fluxo de trabalho. Ele também auxilia as equipes financeira e de recepção no agendamento de consultas, no faturamento (inclusive para convênios) e na inserção de informações de pagamento dos pacientes.

Um software de gestão robusto pode mesmo ir além e oferecer funcionalidades voltadas para o marketing, como envio automatizado de mensagens e integração com site e perfil digital para construir uma presença online e oferecer agendamento online aos pacientes.

Por que você precisa de ambos os sistemas

Para continuar expandindo sua clínica, seu conjunto de tecnologias não deve negligenciar nem o lado administrativo nem o clínico. Em vez disso, ambas as tecnologias devem trabalhar juntas, de forma semelhante à colaboração entre as equipes clínica e administrativa de sua instituição de saúde.

Esteja ciente de que priorizar um sistema em detrimento do outro ou usar soluções de prontuário e de gestão distintas tem suas desvantagens.

Sistemas desconectados podem levar à entrada dupla de dados, falhas de comunicação entre as equipes e um risco maior de erros em registros de pacientes, faturamento e agendamento. Essas ineficiências tornam os fluxos de trabalho mais lentos, atrasam os faturamentos e comprometem a experiência do paciente.

Uma solução integrada elimina esses pontos de atrito e simplifica o fluxo de trabalho, proporcionando aos médicos e suas equipes a liberdade de trabalhar da maneira mais natural e eficiente possível.

Benefícios reais de um sistema médico integrado

Um sistema médico que integra PEP e gestão apresenta resultados tangíveis no dia a dia da clínica, com destaque para 4 benefícios importantes.

» Fluxos de trabalho mais ágeis

Um sistema integrado pode acelerar os fluxos de trabalho clínicos e administrativos, centralizando funções essenciais, como agendamento, documentação, faturamento e relatórios, em uma única plataforma integrada. Isso reduz a necessidade de alternar entre sistemas ou transferir informações manualmente, otimizando as tarefas tanto para a equipe clínica quanto para a administrativa.

O trabalho clínico que antes era realizado em um sistema de PEP separado das tarefas administrativas em um sistema de gestão agora acontece no mesmo lugar. Ao agendar um novo paciente, por exemplo, a ficha já é criada no PEP, pronta para ser aberta e preenchida quando o atendimento acontecer, sem risco de divergências entre dados pessoais registrados pela recepção e pelo médico, pois o cadastro é unificado.

As equipes podem trabalhar com mais eficiência, os gargalos são eliminados e toda a clínica pode dedicar mais tempo ao atendimento ao paciente.

» Faturamento mais eficaz e maior lucratividade

Clínicas com um sistema integrado têm maior controle sobre suas finanças, aproveitando a visibilidade em tempo real de receitas, despesas e faturamento, tudo em uma plataforma coesa, o que melhora a velocidade e a precisão nos faturamentos.

A entrada manual de dados e os erros são reduzidos, pois os dados fluem diretamente do ponto de atendimento no PEP para a equipe de faturamento no sistema de gestão, permitindo um processamento mais rápido e preciso.

Esse fluxo de trabalho financeiro simplificado encurta o ciclo de receita e melhora o fluxo de caixa, permitindo que as clínicas identifiquem e resolvam pagamentos pendentes ou outros problemas de faturamento com mais rapidez.

Como resultado, as clínicas podem aumentar a eficiência operacional e a lucratividade geral.

» Aprimoramento da retenção de pacientes

O sistema integrado de PEP e gestão ajuda a melhorar a retenção de pacientes, unificando dados clínicos, de agendamento e de marketing em uma única plataforma. As clínicas podem oferecer uma comunicação mais personalizada e oportuna, como acompanhamentos automatizados, contato direcionado e lembretes de consultas, por meio do sistema de gestão, com base no histórico, observações e preferências do paciente registradas em seu prontuário.

Com maior visibilidade de toda a jornada do paciente, a equipe pode se comunicar com mais eficácia, reengajar pacientes inativos e garantir que nenhuma oportunidade seja perdida.

» Crescimento da clínica facilitado

Um sistema integrado economiza tempo para consultórios de diversas maneiras: automatizando tarefas rotineiras, reduzindo a carga administrativa e otimizando os fluxos de trabalho clínicos e operacionais. Isso permite que as equipes se concentrem no crescimento.

Com menos processos manuais e menos tempo gasto corrigindo erros ou conciliando dados entre sistemas, a equipe e os profissionais podem direcionar seu foco para atividades de maior valor agregado. Essa maior eficiência aumenta a produtividade diária e capacita o consultório a buscar oportunidades de crescimento com mais agilidade.

Além disso, os dados consolidados permitem a geração de gráficos e relatórios importantes, proporcionando uma visão geral precisa das finanças da clínica, incluindo procedimentos mais rentáveis, convênios mais utilizados, fluxo de caixa futuro, alertas de estoque, entre outras informações relevantes, que garantem previsibilidade para se planejar e investir de forma embasada.

Avanços recentes nos sistemas médicos integrados para clínicas

Nos últimos anos, houve avanços significativos nas tecnologias dos prontuários eletrônicos e dos sistemas de gestão:

Integração com inteligência artificial no prontuário para transcrever, resumir e organizar as consultas.
Recursos de análise e geração de relatórios que fornecem insights para o crescimento da clínica.
Ferramentas de marketing e comunicação para uma estratégia descomplicada de aquisição e retenção de pacientes.

Se o sistema que utiliza atualmente não oferece ferramentas completas, que incluem esses últimos avanços, considere como uma integração real e alguns desses novos recursos poderiam beneficiar sua clínica. Este pode ser o momento de migrar para um sistema médico de excelência.

Trabalhar com um fornecedor de software na vanguarda da inovação pode ajudá-lo a aproveitar sempre as últimas tecnologias. Uma solução integrada e intuitiva, como o HiDoctor, ajuda os profissionais a aproveitarem ao máximo os avanços tecnológicos que economizam tempo, para oferecer um atendimento cada vez melhor aos pacientes.

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