Qual o melhor custo-benefício em um sistema de prontuário eletrônico?
Quando falamos do uso de um sistema de prontuário eletrônico, sempre focamos nas diversas vantagens que isso traz ao consultório e ao médico. Claro que existem também algumas desvantagens ao sair do modelo de prontuário em papel e iniciar a informatização do consultório, porém, como os benefícios superam em muito essas desvantagens, acaba-se por abordar pouco sobre como contorná-las e obter o melhor custo-benefício ao começar a utilizar o modelo de prontuário eletrônico.
Neste artigo iremos abordar algumas questões colocadas como empecilhos por muitos médicos para adotar o prontuário médico digital, mostrando como com a escolha certa, essas barreiras desaparecem, ficando apenas as vantagens.
Medo do sistema ficar “fora do ar”
Esta é a maior desvantagem do prontuário eletrônico do ponto de vista dos médicos. Eles têm medo de que o sistema saia do ar enquanto estão realizando suas consultas, ou ainda que tenham algum problema com a conexão de internet, com a falta de energia ou com o computador utilizado, ficando impossibilitados de realizar seus atendimentos normalmente.
Esta situação não ocorre quando o prontuário escolhido apresenta um modelo híbrido, que permite acesso tanto online quanto offline aos dados, sendo possível também o uso em diversos aparelhos. Dessa forma, o sistema nunca sai do ar, pois não depende da internet para uso no dia a dia. E no caso de problema com a energia ou o computador, o sistema pode ser utilizado em um notebook, tablet ou celular enquanto isso, permitindo que as consultas sejam realizadas normalmente.
Necessidade de treinamento
Outro ponto abordado pelos médicos é a dificuldade de adaptação ao começar a utilizar um prontuário eletrônico. Eles acham que muitos sistemas são difíceis de utilizar, sendo necessário tempo de treinamento para que aprendam como usar os recursos dos quais precisam.
Pode ser que a anos atrás, quando os PEPs estavam começando a se tornar mais comuns, os programas ainda fossem mais complexos e não muito intuitivos. Mas com a evolução que tem ocorrido nos últimos tempos, a enorme maioria dos sistemas disponíveis atualmente são simples e práticos, permitindo que desde o primeiro contato o médico consiga utilizá-los intuitivamente. Além disso, ao escolher um sistema para o consultório, o médico deve atentar para uma empresa que ofereça treinamento básico inicial, para que aprenda com mais facilidade todas as possibilidades do prontuário, bem como disponibilize documentação completa e excelente serviço de suporte, para que quaisquer dúvidas possam ser sanadas rapidamente, sem atrapalhar o fluxo do consultório.
Preocupação com o sigilo
Na realidade, se paramos para analisar os níveis de segurança de um sistema de prontuário eletrônico em comparação com a segurança proporcionada por papéis arquivados em uma sala, o sigilo é muito mais facilmente garantido em um sistema digital.
Enquanto o prontuário de papel pode ser perdido, danificado, e ainda muitas vezes visto pelas secretárias, que ficam encarregadas de buscar os documentos no arquivo e levar ao médico, o prontuário digital possui modelos de segurança do mesmo nível dos utilizados nos sistemas bancários, com dados criptografados, proteção por senha e acesso restrito ao médico e apenas a quem mais ele liberar. Além disso, o modelo digital tem a possibilidade de backup dos dados para garantia em caso de qualquer dano no equipamento, assegurando a integridade de todas as informações.
No Brasil, o próprio Conselho Federal de Medicina (CFM) incentiva o uso do PEP por considerar o registro eletrônico mais seguro do que o prontuário de papel[1].
Zona de conforto
Muitos médicos alegam como motivo para não adotar o PEP o fato de estarem acostumados com o prontuário em papel e não verem nenhum ganho real para o consultório ao fazerem a troca. Porém, por mais que o atendimento do médico seja excelente, os pacientes estejam satisfeitos e o consultório esteja cheio, sempre há formas de ir além e oferecer ainda mais quando se fala da experiência do atendimento médico, principalmente conforme os pacientes se tornam cada vez mais imersos no mundo digital e buscando serviços que ofereçam facilidades nessa questão.
A maior eficiência na consulta, o melhor acompanhamento dos cuidados em saúde, a maior comunicação e interação com o paciente, de modo que ele seja mais participativo em seus cuidados, a possibilidade de acesso remoto aos dados no caso de uma urgência, são todos benefícios do uso de um sistema de prontuário e que só trazem ganhos para o consultório, para o médico e principalmente para os pacientes.
Nos Estados Unidos, em uma pesquisa[2] realizada em hospitais no ano de 2011, 78% dos médicos relataram que houve melhora no atendimento ao paciente com a inserção do PEP; 65% dos médicos verificaram que o sistema ajudou a alertá-los sobre um potencial erro de medicação; 47% foram lembrados pelo sistema que deviam oferecer cuidados preventivos (por exemplo, vacina); 45% relataram a importância de lembretes eletrônicos sobre os cuidados permanentes a pacientes com doenças crônicas; e 37% dos médicos verificaram que o PEP auxiliou a reduzir os pedidos de exames desnecessários.
Custo do sistema
O gasto que a adoção de um sistema de prontuário eletrônico traz ao médico é um dos motivos que mais alegam para manter o uso do prontuário em papel. E este é um dos pontos onde o equívoco é maior. Primeiramente, quando se considera o custo a longo prazo, o prontuário de papel pode demandar gastos tão grandes quanto o do prontuário digital. Em segundo, e mais importante, para se chegar ao custo real de algo, é imprescindível que seja feita uma análise do custo-benefício.
É importante que os gestores tenham o pleno conhecimento dessa relação de “custo x benefício” e identifiquem as vantagens e as desvantagens, pensando no que o sistema pode agregar ao consultório ao longo do tempo, tendo em vista que quando se fala em custo, inicialmente há um investimento maior, mas ao longo do tempo isso pode representar maior produtividade e, consequentemente, maior lucro.
Dessa forma, o custo do uso de um sistema de prontuário eletrônico se torna baixo quando comparado aos benefícios que ele traz. Já discutimos em outro artigo sobre as vantagens do PEP, mas citaremos os pontos principais novamente:
- Redução do tempo de atendimento e custos
- Eliminação da redundância na demanda de exames
- Não está encerrado em um território físico (pode ser acessado remotamente)
- Possibilidade de reconstrução histórica e completa dos casos acerca dos pacientes, registros médicos, tratamentos, laudos, etc.
- Contribuição para a pesquisa em saúde
- Fim do problema de compreensão das letras escritas à mão
- Menor índice de erros em prescrição
- Padronização das informações
- Maior segurança e confidencialidade dos dados
- Integração com outras ferramentas para gerenciamento do consultório
- Facilidade na organização e no acesso às informações
- Racionalidade do espaço de arquivamento de grandes quantidades de documentos
- Facilidade de comunicação entre o paciente e a equipe de saúde
Uma pesquisa publicada em 2013[3] demonstrou que o Prontuário Eletrônico implantado em um hospital durante um estudo melhorou o desempenho de seus serviços em diversas áreas, principalmente acerca do aspecto administrativo, onde se mostrou como uma eficiente ferramenta de gestão.
Pode-se afirmar, portanto, que ainda que haja um investimento inicial maior, com custo de equipamentos, implantação do sistema, etc. e também hajam os custos de manutenção, os benefícios que o prontuário eletrônico traz para o consultório, a prática médica e para os pacientes, superam esses custos, trazendo avanços e permitindo crescimento e maior rentabilidade.
O melhor custo-benefício em um sistema de prontuário eletrônico pode ser alcançado quando você pesquisa e faz uma boa escolha, adotando um sistema completo, com todas as funcionalidades necessárias para não apenas realizar os processos do consultório, mas ir além, com ainda mais produtividade e com acesso a todas as possibilidades para a melhor gestão de seu consultório e a melhor experiência para seus pacientes.
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Referências
[1] Cartilha sobre Prontuário Eletrônico, disponível em https://portal.cfm.org.br/crmdigital/Cartilha_SBIS_CFM_Prontuario_Eletronico_fev_2012.pdf.
[2] Clinical Benefits of Electronic Health Record Use: National Findings, disponível em https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3925409/.
[3] Os benefícios da implantação de um Prontuário Eletrônico do Paciente, disponível em https://www.researchgate.net/publication/304518825_OS_BENEFICIOS_DA_IMPLANTACAO_DE_UM_PRONTUARIO_ELETRONICO_DE_PACIENTE.