6 dicas para otimizar e automatizar processos em sua clínica

Mais do que nunca, as clínicas e consultórios médicos atuais precisam encontrar formas de agilizar as operações, reduzir custos e minimizar ineficiências para se manterem competitivas, manterem a sua margem de lucro e crescerem.

Isso porque os custos da dependência contínua de processos manuais obsoletos estão disparando. Somente melhorando os processos, a eficiência e a tecnologia de sua clínica você poderá acompanhar o ritmo do ambiente cada vez mais competitivo e exigente da área de saúde.

Como a sua, outras clínicas estão empenhadas em inovar suas operações para melhor apoiar suas equipes administrativas. A adoção das melhores práticas para otimizar o fluxo de trabalho, juntamente com o uso de ferramentas tecnológicas, permite que os membros da equipe trabalhem de maneira mais inteligente, evitando esforços desnecessários e desgastantes.

É comum que as equipes de atendimento se encontrem sobrecarregadas com tarefas repetitivas e demoradas que aumentam o estresse, o que pode contribuir para o esgotamento e a rotatividade dos funcionários.

Ao minimizar essas pressões com melhores processos e automação do fluxo de trabalho, você aumenta a produtividade do seu consultório e, ao mesmo tempo, fornece à sua equipe administrativa o suporte e os recursos necessários para um desempenho de alto nível.

Neste texto você confere algumas maneiras de introduzir melhores fluxos de trabalho e recursos mais eficazes em suas operações, desde a recepção até a administração, para obter ganhos mútuos para sua clínica e sua equipe.

• Por que preciso revisar o uso atual de processos manuais em minha clínica?
• Como posso introduzir com sucesso processos comprovados, automação de fluxo de trabalho e software para beneficiar minha clínica e minha equipe?
  1. Esclareça os pontos fracos da sua clínica
  2. Construa um consenso
  3. Abrace a tecnologia e a automação na saúde
  4. Padronize fluxos de trabalho e processos
  5. Monitore e melhore continuamente o desempenho
  6. Enfatize o treinamento da equipe

Por que preciso revisar o uso atual de processos manuais em minha clínica?

A resposta simples é que o impacto destes processos e fluxos de trabalho manuais e menos eficazes limitam a produtividade, sobrecarregando a equipe da recepção, diminuindo a vantagem competitiva da clínica e comprometendo a geração de maiores receitas.

A maioria dos médicos e gestores têm caminhado em direção a uma maior automação para maximizar a eficácia e a eficiência da recepção em suas clínicas e consultórios. Considere os benefícios da automação ao atualizar seus processos e sua tecnologia:

• 73% dos líderes da área de tecnologia da informação (TI)^[1] atribuem à automação até 50% da economia de tempo na execução de tarefas.
• 41% dos proprietários de empresas afirmam que estão usando extensivamente a automação em múltiplas funções.
• 50% dos líderes empresariais planejam aumentar a automação de tarefas repetitivas em suas empresas.
• 57% dos líderes de TI afirmam que a automação economiza de 10% a 50% nos custos comerciais associados ao processamento manual.

E não são apenas as empresas em geral que estão migrando para abordagens de redução de custos. As organizações de saúde também estão em movimento. Em 2022, 51% das organizações do setor de saúde^[2] consideraram adicionar soluções e tecnologia de automação para automatizar processos manuais e reduzir custos.

Apesar da urgência das clínicas mudarem para melhores ferramentas e fluxos de trabalho para alcançarem melhores resultados, muitas estão atrasadas. Quase 40% dos proprietários de empresas disseram que suas empresas ainda não deram o primeiro passo na automação.

Como posso introduzir com sucesso processos comprovados, automação de fluxo de trabalho e software para beneficiar minha clínica e minha equipe?

A seguir estão seis dicas sobre como você pode fazer mudanças impactantes nas operações da clínica, engajar a equipe de atendimento nessas mudanças e ajudar sua clínica a crescer e superar os concorrentes:

1. Esclareça os pontos fracos da sua clínica

Depois de mapear e avaliar os processos atuais, é crucial identificar gargalos específicos e como eles estão impactando negativamente a clínica, sua equipe e seus pacientes.

Comunique claramente a todos os colaboradores quais problemas ou questões a atualização resolverá, em que grau e, se possível, apoie suas afirmações com dados. Explique claramente como a adoção de melhores fluxos de trabalho e ferramentas de comunicação com os pacientes minimizará tarefas repetitivas e reduzirá as chamadas telefônicas e o envio manual de notificações aos pacientes por mensagem de texto e e-mail.

2. Construa um consenso

Crie expectativas claras sobre como as mudanças impactarão os membros da equipe individualmente e que tipos de ajustes eles precisarão fazer. Enfatize que o objetivo de automatizar fluxos de trabalho e simplificar processos é apoiar melhor os funcionários e minimizar as cargas de trabalho manuais, e não reduzir pessoal. Explique que as melhorias pouparão mais tempo, diminuirão os níveis de estresse dos funcionários e aumentarão a satisfação no trabalho.

3. Abrace a tecnologia e a automação na saúde

A maneira mais eficaz de impulsionar a produtividade da clínica, aumentar a eficiência da recepção e economizar o tempo da equipe é com o uso de tecnologia e ferramentas automatizadas. Integradas ao software médico, as soluções de comunicação com os pacientes simplificam os fluxos de trabalho e o gerenciamento de dados, reduzem a papelada e melhoram significativamente a comunicação entre médico e paciente, melhorando, em última análise, o atendimento e a satisfação do paciente.

Automatizar tarefas administrativas manuais rotineiras, mas que consomem tempo, como o envio de informações sobre as consultas, a confirmação das consultas, e até o próprio agendamento dos pacientes, libera sua equipe e economiza um tempo valioso.

As soluções digitais reduzem as faltas, aumentam as confirmações e ajudam os pacientes a cumprir suas consultas. Essas ferramentas minimizam a carga de trabalho manual da equipe, ao mesmo tempo que permitem que a equipe agende mais consultas e ajude mais pacientes.

4. Padronize fluxos de trabalho e processos

Estabelecer diretrizes testadas ao longo do tempo, procedimentos operacionais padrão e melhores práticas para agendamento de consultas, cadastro de pacientes, cronogramas de lembretes, check-ins, etc., garante consistência, reduz erros e aumenta a colaboração em sua equipe.

Padronize seus processos mapeando fluxos de trabalho, identificando pontos de gargalo e adotando procedimentos mais simplificados para alinhar-se aos padrões e melhores práticas. A tecnologia de comunicação com o paciente permite reduzir e agilizar muitos desses fluxos de trabalho, enquanto a tecnologia de automação permite eliminar etapas manuais demoradas.

5. Monitore e melhore continuamente o desempenho

Revise e meça regularmente o desempenho para garantir que as mudanças feitas estejam surtindo o efeito desejado. Acompanhar os principais indicadores de desempenho (KPIs, do inglês key performance indicators) e usar a análise de dados em tempo real pode ajudá-lo a identificar áreas de melhoria, traçar o progresso e medir seu sucesso. Alguns desses KPIs podem incluir:

• Tempo médio de atendimento
• Taxa de faltas às consultas
• Número de consultas realizadas (mês e ano)
• Nível de satisfação dos pacientes
• Margem de lucro da clínica
• Taxa de erros administrativos

6. Enfatize o treinamento da equipe

Quanto maior for o seu investimento no treinamento da equipe da recepção em novos processos e soluções de software, mais bem equipada sua equipe estará para aumentar a produtividade e a eficiência e, ao mesmo tempo, realizar mais tarefas em menos tempo.

Certifique-se de fornecer treinamento completo para novos contratados, que inclua um mentor experiente, para que os novos membros da equipe possam rapidamente se tornar colaboradores plenos.

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Eficiência, economia de custos e otimização do fluxo de trabalho são essenciais para o sucesso da sua clínica. Ao aplicar as melhores práticas de fluxo de trabalho e adotar ferramentas automatizadas de comunicação com os pacientes, você pode implementar com êxito as mudanças necessárias para aumentar a produtividade, utilizar melhor sua equipe administrativa e, ao mesmo tempo, minimizar as tarefas manuais e proporcionar uma experiência elevada ao paciente.

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