Nova secretária no consultório? Veja algumas dicas para oferecer um excelente treinamento

Em um artigo passado, demos algumas dicas de como contratar a secretária ideal para o seu consultório. Mas e depois de contratar, como deve ser o treinamento? Talvez a pessoa já tenha experiência, de modo que os processos normais de atendimento não irão gerar muitas dúvidas. Em outros casos a pessoa pode não ter tanta experiência, ou mesmo nenhuma em ambiente de consultório médico, e aí seria necessário um treinamento mais profundo e que aborde todos os aspectos do atendimento com os quais a secretária terá que lidar.

Seja qual for o caso, é essencial que você esteja preparado para oferecer um bom treinamento e garantir que o atendimento de seu consultório será do jeito que deseja.

Mudança de secretária

Quando a situação é uma troca de secretária, e não a primeira secretária de um novo consultório, o treinamento pode ser facilitado se você contar com a secretária atual para dar o treinamento à nova contratada antes de sair. Isto facilita o processo pois alguém poderá acompanhar a secretária o tempo todo durante a primeira semana, o que não seria possível para o médico fazer sozinho.

Manual do consultório

Criar um tipo de manual do consultório pode ser de grande ajuda. Este manual irá documentar desde coisas básicas, como horários de chegada, saída e almoço até procedimentos padrão adotados no atendimento. O manual será um guia para acompanhar a secretária no momento que ela esquecer algum detalhe, até que esteja acostumada à rotina, de modo que não seja necessário ficar dependente de perguntar tudo ao médico.

Lembre-se ainda de desde o momento da entrevista para contratação deixar claro quais são suas expectativas para o cargo, descrevendo as responsabilidades que espera que a pessoa assuma, além de regras e valores que devam ser observados.

Se tudo estiver bem definido e preferencialmente registrado por escrito, mais fácil será para que o novo membro da equipe se adapte e reduzirá bastante a chance de mau entendidos ou má comunicação.

Dedicação de tempo

Especialmente no primeiro dia, reserve um tempo para ficar com a secretária e auxiliá-la. Marque as consultas para começarem mais tarde neste dia, ou mesmo combine com a secretária para que vocês cheguem mais cedo, de modo a ter pelo menos 1 hora antes dos atendimentos para poder passar o principal do treinamento, dando a base necessária para que ela siga pelo dia de trabalho.

Esteja disponível para dúvidas que com certeza irão surgir conforme diferentes situações ocorram ao longo do dia. E principalmente, seja paciente. Tenha consciência de que para que todos os processos estejam fluindo com eficiência e as atividades sejam executadas de modo mais automático será necessário algum tempo, e sua ajuda será essencial.

Abertura a contribuições

Mesmo tendo em mente a forma como você deseja que sejam executados os processos em seu consultório, é sempre bom estar aberto a ideias e sugestões, buscando testar diferentes ferramentas e opções.

Considere que cada pessoa tem suas individualidades, e a maneira que você acha mais fácil e eficiente pode não ser o que irá funcionar melhor para a secretária. Além disso, esta abertura para que a secretária contribua e participe, buscando um objetivo comum de prestar o melhor atendimento aos pacientes, irá contribuir para a construção de um relacionamento profissional saudável e produtivo.

Acompanhamento e desenvolvimento

Tendo passado o treinamento principal, a secretária já estará executando a maior parte das funções por conta própria, sem surgirem tantas dúvidas ou dificuldades. Não só durante a etapa de aprendizado, mas também na etapa seguinte, de adaptação aos processos, é essencial o seu acompanhamento.

Estando mais segura em suas tarefas e responsabilidades, este é o momento de buscar junto à secretária o desenvolvimento de um plano de desempenho, traçando metas que busquem sempre uma maior otimização dos processos e melhoria na eficiência e qualidade do atendimento.

Trabalhando juntos e oferecendo um bom treinamento é possível criar uma cultura de constante crescimento no consultório, alcançando objetivos e oferecendo os melhores cuidados em saúde aos pacientes.