9 etapas para criar uma cultura de melhoria contínua em sua clínica

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Devido ao foco crescente na prestação de cuidados de alta qualidade em todas as etapas do atendimento, as recepções das organizações de saúde podem muitas vezes parecer uma panela de pressão.

Sua equipe administrativa se encontra em uma posição de ter que fazer malabarismos para conciliar as necessidades da clínica com as necessidades e expectativas dos pacientes.

Acrescente a isso os problemas inesperados e interrupções no fluxo de trabalho que são comuns de acontecer e é fácil ver como as coisas podem ficar estressantes e malucas rapidamente. Mas níveis continuamente elevados de estresse ao longo do tempo sobrecarregam seus funcionários e minam o moral deles.

A forma como a gestão de sua clínica responde a estes obstáculos e procura ajudar o pessoal a ter sucesso como equipe define, em grande parte, a cultura do local de trabalho em sua clínica.

A clínica é flexível e capaz de se adaptar às novas necessidades dos seus pacientes e da sua equipe? Ou ela continua a fazer as coisas da mesma maneira que sempre foram feitas porque parecem funcionar? Quando você encontra um problema ou obstáculo, como você resolve o problema e até que ponto envolve sua equipe no processo? Existem maneiras fáceis e acessíveis para os membros da equipe compartilharem feedback honesto?

Suas respostas a essas perguntas pode dizer muito não apenas sobre a cultura do seu local de trabalho, mas também sobre o atual estado de saúde do moral dos funcionários.

Neste artigo vamos examinar algumas causas comuns para o baixo moral dos funcionários, os benefícios para a sua clínica de aumentar o moral e como sua clínica pode lucrar com a construção de uma cultura positiva.

Ao incentivar e promover esforços para ajudar os membros individuais da sua equipe administrativa a obter maior satisfação e sucesso no trabalho, sua clínica se tornará mais produtiva e lucrativa.

Quais são causas comuns para o baixo moral da equipe?
Quais são os benefícios de um forte moral dos funcionários em sua clínica?
9 maneiras de criar uma cultura de melhoria contínua em sua clínica

Quais são causas comuns para o baixo moral da equipe?

O baixo moral dos funcionários pode resultar de vários fatores que afetam a equipe da linha de frente na recepção. Esses incluem:

Comunicação ineficaz
Falta de oportunidades de crescimento
Mudanças internas
Liderança fraca
Reconhecimento insuficiente
Equilíbrio pouco saudável entre vida pessoal e profissional

É por isso que é fundamental que você tome medidas ativas para resolver ou minimizar essas questões, criando uma mudança na cultura do local de trabalho que forneça incentivos e as condições certas para que sua equipe administrativa prospere.

Isso é essencial porque o baixo moral não é apenas ruim para seus funcionários – ele também pode prejudicar a excelência operacional de sua clínica. Estudos^[1] mostram que funcionários felizes são 13% mais produtivos.

Quais são os benefícios de um forte moral dos funcionários em sua clínica?

Seus esforços de melhoria para manter seus funcionários satisfeitos e engajados com iniciativas de melhoria planejadas e uma cultura de melhoria contínua também criam uma enorme vantagem para sua clínica.

Um moral forte ajuda sua equipe administrativa a ter alto desempenho, pois eles assumem a responsabilidade de garantir o sucesso da clínica. Alguns benefícios incluem:

Aumento da produtividade:
Funcionários satisfeitos são mais motivados e eficientes e têm maior probabilidade de ir além em suas funções.
Maior retenção de funcionários:
O moral elevado reduz o burnout dos funcionários ajudando a reter os melhores talentos, evitar altas taxas de rotatividade e potencialmente operar com uma equipe enxuta.
Trabalho em equipe aprimorado:
Funcionários mais satisfeitos colaboram de forma mais coesa e melhoram a eficácia geral da equipe.
Maior satisfação do paciente:
Funcionários mais motivados prestam um melhor serviço aos pacientes, de uma forma que eleva o nível da experiência do paciente que a clínica oferece.
Melhor atendimento ao paciente:
Funcionários com maior satisfação no trabalho tendem a ser mais engajados, proativos e atentos às necessidades dos pacientes.
Economia de custos:
Maior moral significa que sua equipe administrativa está mais atenta aos detalhes e se orgulha mais da qualidade de seu trabalho, o que reduz erros de dados e outros erros. Também são menos propensos a mudar de empregador, reduzindo os custos de contratação e formação de novos funcionários.
Reputação aprimorada da clínica:
Clínicas que mantêm o moral da equipe elevado alcançam maiores índices de satisfação do paciente, o que ajuda a obter uma pontuação mais alta nas avaliações online, contribuindo para atrair mais novos pacientes.

9 maneiras de criar uma cultura de melhoria contínua em sua clínica

A adoção dos seguintes princípios testados e comprovados ajudará a garantir que sua equipe administrativa esteja motivada, engajada e tenha um desempenho de alto nível.

1. Lidere pelo exemplo e responsabilize-se primeiro

Como gestor, você define o tom e o ritmo da cultura da sua clínica e do desempenho da sua equipe administrativa. Sua equipe seguirá seu exemplo se você puder falar o que deve ser feito E agir de acordo com o que diz. Chegar na hora certa para reuniões, cumprir prazos e admitir os erros ajudará seus funcionários a seguirem o exemplo.

2. Promova o equilíbrio entre vida pessoal e profissional entre os funcionários

Seus funcionários não vivem para trabalhar, eles trabalham para viver. Certifique-se de que os membros da sua equipe tenham folga regular remunerada e que a agenda e os horários de trabalho não sejam excessivos. Os membros da equipe administrativa que estão sobrecarregados não conseguem ter um desempenho máximo e precisam de dias de folga suficientes para recarregar as baterias.

Certifique-se de que sua equipe possa realmente fazer pausas para almoço e café para que, quando estiverem na recepção, possam dar o melhor de si. Reserve tempo para atividades de formação de equipe ou refeições juntos para construir camaradagem e fortalecer relacionamentos.

3. Invista na construção de confiança

De acordo com um estudo do Slack^[2], 80% dos funcionários querem saber mais sobre como as decisões são tomadas dentro da empresa e 87% querem que os empregadores sejam mais transparentes. Tanto quanto possível, envolva sua equipe na tomada de decisões que a afetam diretamente.

Crie uma cultura de comunicação aberta, oferecendo à sua equipe maneiras fáceis e acessíveis de compartilhar feedback honesto e fazer perguntas. Equipes realmente investidas na clínica terão maior probabilidade de se esforçar ao máximo, ser mais proativas e garantir que os pacientes tenham uma ótima experiência.

4. Reavalie a distribuição de tarefas

Uma carga de trabalho muito pesada pode abalar o moral da equipe em um piscar de olhos. Reavalie regularmente o trabalho diário e as atribuições de tarefas e procure maneiras de minimizar o trabalho administrativo repetitivo e manual.

Certifique-se de que a recepção tenha pessoal adequado e procure implementar tecnologias, como ferramentas de comunicação com pacientes para agilizar processos, reduzir chamadas telefônicas, reduzir tempos de espera e capacitar uma pequena equipe para ser mais eficaz e eficiente.

5. Melhore sistemas e processos quebrados e ineficientes

Comprometa-se a identificar e resolver problemas e impasses em seus fluxos de trabalho e sistemas atuais. Nada é mais frustrante para sua equipe administrativa do que ter que realizar tarefas complicadas e muitas vezes fúteis que um pouco de pensamento inovador e tecnologia poderiam facilmente resolver.

Ferramentas digitais, como lembretes automatizados de compromissos, envio em massa de lembretes para retorno e ferramentas de autoatendimento para pacientes, como agendamento online, economizam tempo e permitem que sua equipe de atendimento trabalhe de maneira mais inteligente, em vez de mais difícil, o que também aumenta a produtividade.

Incentive sua equipe a compartilhar feedback sobre o que funciona e o que não funciona e ideias para possíveis soluções e, em seguida, implemente essas soluções.

6. Incentive uma comunicação mais aberta

Defina expectativas, métricas e metas positivas, mensuráveis e realistas para sua equipe e certifique-se de que sejam comunicadas com clareza. Respeite e dê espaço para que os funcionários compartilhem suas opiniões e perspectivas.

É melhor pecar por excesso de comunicação, em vez de permitir que a ambiguidade e a incerteza causem consequências indesejadas. Crie uma cultura de feedback bidirecional e responsabilidade pessoal e responsabilize você e seus funcionários pelos respectivos deveres e responsabilidades.

7. Expresse apreço e recompense as conquistas

Mostre rotineiramente o seu apreço pelos esforços e contribuições dos membros da equipe. Tenha um sistema de recompensa com prêmios divertidos e reúna a equipe mensalmente para reconhecer esforços individuais excepcionais e compartilhar elogios dos pacientes à equipe por meio de pesquisas e avaliações online.

Dê aos seus funcionários oportunidades de crescimento e avanço profissional. É mais provável que sua equipe ofereça ideias e sugestões quando perceber que a administração aprecia e adota suas contribuições.

8. Melhore sua tecnologia

Sua equipe administrativa só pode ser tão eficaz quanto as ferramentas fornecidas para trabalhar. Minimize tarefas manuais demoradas, horas de chamadas telefônicas e entrada de dados adotando ferramentas de comunicação com pacientes que aumentam a produtividade e o volume de consultas.

Você ficaria surpreso com o que até mesmo uma equipe pequena pode realizar quando consegue usar soluções automatizadas para marcar consultas e ajudar os pacientes a manter essas consultas. Aumente a satisfação no trabalho da sua equipe enquanto reduz custos e gera maiores receitas.

9. Invista no crescimento dos funcionários

Nada melhora mais a motivação e as perspectivas dos funcionários do que saber que há oportunidades de crescer profissionalmente e/ou avançar na clínica. Forneça treinamento regular e garanta que um membro experiente da equipe possa treinar e integrar membros mais novos.

Certifique-se de que sua equipe da linha de frente possa adquirir novas habilidades, receber treinamento em novos procedimentos ou sistemas e ter acesso ao suporte necessário para ter sucesso. Estabeleça metas e benchmarks pelos quais os membros da sua equipe podem trabalhar para obter promoções ou aumentos na remuneração.

O moral e a satisfação no trabalho de cada membro da equipe administrativa estão intimamente correlacionados com o grau de sucesso e crescimento que sua clínica é capaz de alcançar.

Buscar ativamente implementar processos, políticas e ferramentas novas e inovadoras não apenas ajuda sua equipe da recepção a aliviar o estresse e ter o melhor desempenho, mas também significa maior produtividade, menores custos operacionais e maior eficiência para a clínica.

Com a ajuda das tecnologias certas, como um software médico completo, os processos da recepção podem ser facilmente automatizados e o fluxo de trabalho pode ser mais eficiente e organizado.

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