6 dicas essenciais para manter a pontualidade dos agendamentos em seu consultório de pediatria

Operar uma clínica pediátrica que funcione no horário certo é essencial não apenas para as famílias de seus pacientes, mas também para sua equipe.

Para os pais, é frustrante ter que esperar longos períodos de tempo para serem atendidos, especialmente se estiverem sentados em uma sala de espera com uma criança doente. Com muitos pais tirando folga do trabalho para levar seus filhos para uma consulta, 15, 20 ou até 60 minutos de atraso podem causar um grande inconveniente.

Atrasos também podem atrapalhar o fluxo de trabalho de seus funcionários, forçando-os a ajustar e reajustar suas expectativas em relação ao tempo que reservam para papelada, acompanhamentos e outras tarefas administrativas. No longo prazo, essa situação pode levar a uma perda de moral e burnout dos funcionários.

Ajustar como o tempo é gerenciado em seu consultório não é fácil. É necessária uma mudança cultural significativa para promover um ambiente em que as tarefas e os agendamentos ocorram nos horários previstos.

Então, como você pode criar uma cultura dentro de seu consultório de pediatria na qual os horários são respeitados? Confira seis dicas para promover um ambiente onde a pontualidade dos agendamentos é uma realidade.

Tenha uma programação de base honesta
Deixe espaço de manobra em sua programação
Disponibilize informações básicas online
Espere que todos sejam respeitosos
Ouça e colabore
Comprometa-se com o processo

Tenha uma programação de base honesta

É essencial que você seja honesto e realista consigo mesmo. Comece medindo sua linha de base. Analise os seus dados, consulta a consulta. Talvez você tenha agendado todos os acompanhamentos de TDAH como consultas de 20 minutos, mas ocasionalmente percebe pacientes que precisam de ajustes em seus medicamentos. Isso significa que os encontros geralmente demoram mais do que o planejado.

Pergunte a si mesmo: “Quanto tempo realmente demora o acompanhamento médio do TDAH? Quanto tempo dura minha consulta de rotina? Quando as crianças chegam com infecções de ouvido, quanto tempo demora a consulta?”

Se os compromissos padrão estiverem durando mais do que o pretendido, descubra o que você pode fazer para mantê-los mais próximos da duração programada. Use as informações que você encontrar para determinar se seus horários são imprecisos e irrealistas e, em seguida, faça ajustes em sua programação.

Depois de estabelecer uma programação de base mais precisa, meça-a novamente regularmente.

Deixe espaço de manobra em sua programação

Se você agendar 60 minutos para tudo, não terá espaço para manobras. E quem vive em um mundo sem espaço de manobra? Em vez disso, implemente uma nova abordagem: a hora de 50 minutos.

Quando você acumula essa brecha de 10 minutos a cada hora, tem a flexibilidade de passar mais tempo com um adolescente que traz à tona um problema de saúde mental ou uma criança que perdeu algumas vacinas de rotina no ano passado.

Se você não usar esse tempo com os pacientes, sempre poderá realizar análises de testes de diagnóstico, retornar uma ligação ou responder aos e-mails acumulados. Ou até mesmo fazer uma pequena pausa!

Colocar essas pausas em uma agenda de pediatria é importante porque o dia de ninguém é perfeito e as crianças são imprevisíveis!

Disponibilize informações básicas online

Às vezes, orientar os pacientes sobre os fundamentos de um novo diagnóstico médico ou explicar os resultados de um exame é necessário e leva mais tempo durante uma consulta. Muitos pacientes fazem essas perguntas porque não sabem onde encontrar recursos precisos sobre tópicos relevantes para a saúde de seus filhos.

Uma solução que pode ajudar a economizar tempo é a criação de recursos informativos disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana para os pacientes e suas famílias. Ao publicar textos em seu blog ou site sobre tópicos pediátricos relevantes, gravar vídeos informativos para as redes sociais ou fornecer apostilas com respostas para perguntas comuns, você pode reduzir o número e a duração das consultas que seus pacientes precisam.

Considere também adicionar uma biblioteca de educação do paciente ao seu site. Assim, muitas famílias podem encontrar respostas de forma rápida e fácil, reduzindo o volume de ligações e acompanhamentos para dúvidas de rotina.

Espere que todos sejam respeitosos

A pontualidade demonstra respeito por todos. Os pediatras e todos os membros da equipe merecem ser respeitados, assim como os pacientes e suas famílias.

Tradicionalmente, os pacientes sentem que esperar para ver um médico é apenas algo que faz parte dos atendimentos médicos em geral. No entanto, essa abordagem não é compassiva com os pais, que muitas vezes fazem malabarismos com vários filhos, escolas, trabalho e outros desafios da vida.

Atender pontualmente também é importante durante as consultas de telemedicina. Só porque as famílias estão em casa não significa que tenham muito tempo livre. Muitos pais estão agendando consultas entre compromissos de trabalho ou podem ter dispositivos e acesso à internet limitados. Todo mundo está fazendo mais com menos agora.

Se você pode criar uma cultura em que cumpre os horários, isso é valioso de várias maneiras. Um consultório de pediatria eficiente pode simultaneamente alcançar atendimentos de alta qualidade e pontuações de satisfação do paciente fora do comum. Quando isso acontecer, as avaliações positivas virão e todos desejarão ser pacientes em sua clínica.

Ouça e colabore

Alguns dos benefícios adicionais da pontualidade são que os pacientes recebem cuidados mais focados e o moral da equipe é maior. Você está menos exausto e distraído e não precisa começar cada encontro dizendo: “Peço desculpas por estar atrasado”.

A melhor maneira de garantir que seu consultório permaneça dentro do cronograma é obtendo a adesão de todos em sua equipe. Faça uma reunião sobre chegar no horário e dê voz a todos. Incentive as pessoas a compartilharem suas experiências sobre como é agendar uma consulta com sua clínica, quanto tempo leva para cadastrar um novo paciente e o que precisa acontecer para que uma vacina seja administrada. Então ouça. Quando alguém diz: “Quero chegar na hora, mas não posso. Essa é minha barreira. Podemos chegar a uma solução mutuamente aceitável?”, busque resolver os problemas em equipe.

Em vez de advertir os funcionários que estão dando o melhor de si, colabore para manter os pacientes e familiares no centro de seu trabalho coletivo.

Comprometa-se com o processo

Ter procedimentos estabelecidos para responsabilizar as equipes é essencial, mas você deve seguir suas políticas. Não há razão para ter políticas se você não seguir as regras. E você tem que aplicá-las para todos.

Criar essa cultura não é algo que você vai conseguir em 30 dias. É um processo contínuo. Você vai sair da rota, replanejar e mudar. Você terá que trabalhar continuamente e se comprometer a fazer mudanças à medida que seu consultório cresce.

Pense nisso como uma “melhoria de valor”. Isso é valorizar as pessoas – membros de sua equipe, pacientes e familiares. Comprometa-se a respeitá-los e a cumprir os horários como um processo de melhoria de valor para sua clínica pediátrica.

Os softwares médicos são a chave para simplificar as operações, identificar eficiências e liberar tempo valioso da equipe.

Um software completo como o HiDoctor® pode oferecer ferramentas de agendamento capazes de transformar o funcionamento de seu consultório, além de integrar também todas as demais funcionalidades de prontuário, controle financeiro, telemedicina e outras que você precisa para centralizar toda a gestão de sua clínica de pediatria.

O HiDoctor® é a única plataforma médica completa para seu consultório e o software mais utilizado por médicos e clínicas no Brasil. A Centralx® conta com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.

Experimente e conheça clicando abaixo!