Excelência no consultório médico - veja dicas para uma ótima gestão
O sonho de muitos médicos após o término da residência é a independência de ter um consultório médico próprio. Abrir um consultório oferece diversos benefícios, mas também pode ser bastante desafiador: o médico se torna um empreendedor, embarcando na jornada de abrir seu próprio negócio e gerenciá-lo da melhor maneira para que seja viável e lucrativo.
Toda a formação médica não prepara os profissionais para empreender. Porém, uma boa gestão é decisiva para o sucesso do consultório. Fatores intrínsecos da gestão impactam diretamente na satisfação dos pacientes, nos retornos financeiros, na possibilidade de crescimento e, por consequência, na própria realização profissional do médico.
Uma ótima gestão do consultório médico, portanto, deve ser uma das prioridades do profissional, e alguns esforços podem ser essenciais para alcançar a excelência almejada.
Busque conhecimento constantemente
Estudar sobre gestão de negócios é com certeza o primeiro passo para inaugurar o consultório com o pé direito. A internet está recheada de boas fontes de informações gratuitas, para aqueles que preferem aprender por conta própria, bem como existem os mais diversos cursos pagos disponíveis, tanto presenciais quanto online. Você pode buscar desde uma pós-graduação, até workshops curtos ou mesmo estudar alguns livros conceituados sobre o tema.
Independente do meio que busque para aprender sobre gestão, é importante estudar inicialmente ao menos os conceitos básicos de como gerenciar um negócio, e então aos poucos ir aprofundando em aspectos mais específicos, como marketing médico, controle financeiro, gestão de pessoas, liderança, etc.
Conte com uma equipe preparada
Acima de tudo, o foco principal do médico sempre será em prestar os melhores cuidados aos pacientes. Para que ele possa concentrar seus esforços na prática médica, sem que a parte de gestão seja prejudicada, contar com uma ótima equipe no consultório é indispensável. Se o médico tenta realizar todas as tarefas sozinho, será difícil equilibrar os atendimentos e a gestão.
Delegar tarefas não só otimizará o tempo do médico, como também irá possibilitar que elas sejam executadas com maior eficiência e precisão pelos profissionais especialmente designados para cada uma. Assim, uma secretária experiente fará com que toda a gestão de agendamentos do consultório funcione de modo fluido e organizado, um contador irá fazer todo o gerenciamento financeiro com exatidão e agilidade, etc.
Para que o médico tenha confiança nos profissionais de sua equipe, para delegar as tarefas sem se preocupar, é fundamental ter um bom processo de contratação, para escolher as pessoas certas que se encaixem aos seus valores e modo de trabalho, além de sempre investir em bom treinamento e aperfeiçoamento frequente, para que a equipe siga sempre melhorando.
Invista em tecnologia
Uma boa gestão invariavelmente necessita de eficiência e organização. O fluxo de trabalho do consultório, em todas as etapas do atendimento médico, deve funcionar de modo ágil e prático, oferecendo uma ótima experiência aos pacientes.
Adotar as tecnologias certas em seu consultório pode ser um divisor de águas para a produtividade e os resultados. E esse investimento não é algo tão custoso como pode parecer. Na verdade, escolhendo a solução ideal, é possível ter todas as ferramentas necessárias funcionando de forma integrada, centralizando toda a gestão do consultório – tanto parte clínica quanto administrativa. E essa solução ideal é um software médico completo.
O software médico oferece desde ferramentas para o agendamento e prontuário eletrônico, até funcionalidades para controle financeiro e divulgação do consultório, além de muitas outras. Dentre as diversas vantagens de um software médico, pode-se destacar, por exemplo:
- Maior organização e eficiência do fluxo de trabalho
- Possibilidade de automatização de processos
- Economia de tempo
- Maior produtividade
- Gestão centralizada e simplificada
- Acesso facilitado aos dados a qualquer momento
- Maior segurança das informações de saúde dos pacientes
Analise dados para encontrar oportunidades
Faz parte da gestão eficaz do consultório acompanhar e analisar indicadores importantes do desempenho do negócio. A análise de dados permite entender tendências para encontrar oportunidades e agir rapidamente quando houver melhorias a serem feitas. Dados importantes a serem acompanhados, entre outros, incluem:
- Média mensal de consultas realizadas
- Média mensal de faltas às consultas agendadas
- Convênios médicos mais atendidos
- Procedimentos mais realizados
- Fluxo de caixa
- Etc.
Apenas com a análise periódica de dados como esses será possível saber se o consultório está crescendo, se está em uma fase de estagnação ou se tem ocorrido queda dos resultados. Além de dizer a situação atual do negócio, os dados também permitem identificar o que está indo bem, o que pode melhorar, o que não tem funcionado, etc., de modo que as atitudes cabíveis possam ser tomadas em prol de manter a curva de crescimento sempre ascendente.
Aproveite a tecnologia para coletar os dados essenciais de seu consultório com facilidade, se beneficiando da geração automática de relatórios e gráficos para maior facilidade na análise e acompanhamento.
Além dos dados internos do consultório, é sempre bom acompanhar também as tendências do mercado, fazer análises comparativas com concorrentes, etc. Esse tipo de análise mais complexa pode ser feita com menor frequência, e pode incluir a realização de uma análise SWOT:
A análise SWOT é um método simples para fazer análises de cenário de uma empresa. Este método permite avaliar um negócio por meio da observação de seus pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças (SWOT = Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Em português, algumas pessoas chamam este método de “análise FOFA” – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças – apesar deste termo ser menos comum.
Aproveite e baixe nossa planilha interativa para criar sua análise SWOT:
Fortaleça a relação médico-paciente
A busca por uma ótima gestão reflete o objetivo maior de alcançar excelentes resultados e, para tanto, seus pacientes são um elemento-chave. Sua gestão deve apostar em estratégias de engajamento dos pacientes, buscando construir uma relação de confiança e fidelizá-los. Pacientes satisfeitos se tornam divulgadores de seu consultório, ajudando-o a conquistar novos pacientes e aumentar sua base.
No longo prazo, uma boa relação com os pacientes ajudará a construir e estabelecer uma marca e diferenciá-lo em seu meio, abrindo o caminho para alcançar o sucesso e a excelência.
A excelência no consultório médico é possível e pode ser mais simples de alcançar do que se imagina, quando há bom planejamento, dedicação e se tem as ferramentas certas.
O HiDoctor® acredita na excelência e é capaz de torná-la uma realidade em seu consultório. Ele é a única plataforma médica completa e o software mais utilizado por médicos e clínicas no Brasil. A Centralx® conta com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.