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Fatores fundamentais para a escolha do sistema médico para o consultório

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Talvez você já tenha passado por esse processo de pesquisa e escolha de um sistema médico antes; talvez essa seja sua primeira vez. Caso já tenha utilizado um software no consultório anteriormente, e está buscando um novo sistema, isso já pode indicar que a escolha feita antes não foi a melhor.

Em ambas as situações, ter uma lista com alguns fatores fundamentais a observar durante a escolha do sistema pode ajudar muito a encontrar o software ideal para você, que poderá acompanhá-lo por anos a perder de vista, sem precisar novamente passar pelo processo de escolha e, pior, pela transição de um sistema para outro.

Confira a seguir algumas características essenciais a considerar no momento de escolher um software médico para o consultório:

Segurança

Os dados médicos de seus pacientes são sua responsabilidade, de modo que você deve garantir que estejam sempre seguros. Um sistema médico para consultório precisa utilizar tecnologias robustas que mantenham a segurança das informações registradas, idealmente utilizando os mesmos modelos adotados por instituições bancárias.

Outros parâmetros a observar que estabelecem a segurança do software é a confiabilidade da empresa e a posse dos dados.

Uma empresa confiável, que não irá deixá-lo na mão e comprometer a segurança dos seus dados, é aquela que está no mercado há muitos anos, possui boas referências entre os médicos que utilizam seu sistema e investe constantemente em tecnologias para aprimorar a experiência do usuário.

Sobre a posse dos dados, ainda que a empresa seja confiável, é essencial que ela lhe ofereça a possibilidade de ter a posse de seus dados, gravando-os em seu computador, mas ao mesmo tempo também gravando uma cópia deles no servidor seguro da empresa, assim você tem todas as garantias de que seus dados estarão seguros, independente de acontecimentos inesperados.

Múltiplas especialidades atendidas

Um software completo é fundamental para que você tenha acesso a todas as ferramentas das quais precisa para realizar seus atendimentos. Um sistema com tecnologia capaz de atender a todas as especialidades médicas irá garantir que você possa utilizá-lo da forma como for melhor para você, personalizando-o com formulários e módulos específicos para sua especialidade.

Além da possibilidade de personalização, o sistema deve garantir funcionalidades completas, que vão além do prontuário eletrônico, como agenda médica, confirmações de consultas, controle financeiro, emissão de documentos, integração com bulário, CID-10 e outras tabelas padrão, entre outras funcionalidades.

Mobilidade

Não só o médico possui uma rotina cheia, como pode precisar de ter acesso aos dados de seus pacientes a qualquer momento para atender uma emergência ou tirar uma dúvida importante. Por isso ele precisa que o sistema médico ofereça total disponibilidade dos dados, permitindo o acesso em qualquer equipamento e independente da circunstância, possuindo ou não acesso à internet.

Se no consultório a melhor forma de usar o software médico é através de um programa instalado que funcione offline, garantindo performance, a mobilidade do acesso online fora do consultório, seja em casa ou pelo celular na rua, por exemplo, é indispensável. O software ideal ainda irá oferecer aplicativo para instalar no celular ou tablet e carregar os dados do sistema com você, acessando-os mesmo sem internet.

Expertise da empresa

Ao escolher um software para o consultório, você está escolhendo também uma empresa com a qual irá trabalhar. É de enorme importância caminhar com empresas tradicionais e que ofereçam soluções maduras, voltadas especialmente para a área médica e com experiência suficiente para entender as necessidades da prática médica.

O risco de escolher uma empresa nova, ou startup, com pouca experiência, é a falta de garantia se ela ainda estará no mercado daqui a dois ou cinco anos, ou mesmo se estará dando manutenção e suporte ao sistema que você adotou. Possuindo menor número de clientes, as recomendações que você pode obter sobre a empresa e o sistema são mais limitadas.

Uma empresa tradicional e estabelecida há muitos anos no mercado carrega consigo a expertise por ter lidado com uma enorme quantidade de clientes, entendendo as particularidades e prioridades de cada um e explorando sempre novas soluções, exatamente o que garante a ela o status de especialista em tecnologia para área médica.

Atualização constante

Para acompanhar o ritmo do consultório e estar sempre oferecendo a melhor performance, o sistema médico deve ser constantemente atualizado, trazendo novidades e melhorias e permitindo que você evolua com o software ao longo dos anos.

Da mesma forma como o sistema operacional do seu computador, seu navegador de internet e qualquer outro programa que usa, todos recebem atualizações frequentes, o software médico não pode ser diferente. A tecnologia evolui a cada dia, e é fundamental que os softwares acompanhem essa evolução, inclusive por questões de segurança.

Suporte técnico

Nunca adquirimos algo esperando que vamos ter algum problema com o produto, mas é uma realidade que isso sempre pode acontecer, com qualquer tipo de produto ou serviço. Por isso a importância de termos suporte técnico especializado para aquilo que compramos.

No caso do software médico, um bom serviço de suporte vai além da resolução de eventuais problemas e erros no sistema; ele garante que o médico e a secretária tenham treinamento completo para que possam aproveitar tudo que o sistema tem a oferecer para a rotina de atendimentos no consultório.

Importante ainda atentar para o horário de disponibilidade do suporte. Com a rotina corrida na prática médica, uma empresa que ofereça atendimento em horários estendidos e com plantão aos fins de semana é um grande diferencial para que o médico possa de fato fazer uso do serviço quando precisar.

Recomendações de colegas

Buscar a opinião de outros profissionais que utilizam os sistemas que estiver pesquisando é de grande utilidade, pois possibilita conhecer como o software funciona de verdade no dia a dia, tomando ciência das vantagens e também dos eventuais problemas.

Analise os depoimentos sobre o sistema existentes na internet, tanto no próprio site da empresa como em sites de terceiros. Entre também em contato com seus colegas de profissão para ter indicações de softwares e saber o que eles acham do sistema que escolheram.

Cada empresa pode fazer as mais diversas afirmações sobre seu sistema, mas a experiência real dos clientes tem valor enorme para auxiliar na sua decisão.

BÔNUS: cuidado com a comparação por preço

O momento de escolha de um software médico para o consultório não é hora de fazer conta de centavos. Esqueça a comparação de softwares pelo preço e coloque em foco o custo-benefício de cada um. Inclusive, muitas das vezes os melhores softwares nem mesmo são os mais caros.

Lembre-se que o sistema escolhido será sua ferramenta de trabalho, fazendo parte de sua rotina e de todos os seus atendimentos. Ele é, portanto, um investimento na excelência do atendimento aos pacientes e na produtividade de seu consultório.

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Cada médico pode ter suas necessidades específicas e prioridades quando se trata de escolher um software médico, mas os fatores citados acima com certeza são vitais para qualquer sistema de qualidade.

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