Você sabe as funções da secretária no consultório médico?

Já falamos anteriormente sobre a importância da secretária para o consultório médico. Mas você sabe quais são todas as funções que cabem a ela?

As funções podem variar dependendo não só da especialidade atendida no consultório, mas de acordo com especificidades de cada médico. Enquanto alguns preferem delegar as tarefas e focar apenas no atendimento, outros médicos gostam de ter maior controle sobre todos os processos do consultório, por exemplo.

Antes de contratar uma secretária, porém, o médico já deve ter definido aquilo que espera que sua secretária execute. Isto facilitará o processo de seleção e evitará problemas com possível solicitação de tarefas que a secretária não sabia previamente que deveria realizar.

Para ajudar nesta definição das atividades da secretária, veja abaixo algumas funções básicas que ela normalmente executa no dia a dia do consultório médico:

Agenda

• Marcar consultas
• Adiantar consultas quando houver horário vago
• Realizar remarcações
• Fazer confirmação das consultas com os pacientes
• Manter os horários organizados para evitar atrasos no atendimento
• Saber resolver situações de solicitação de encaixe com urgência
• Saber utilizar software de agenda eletrônica

Atendimento

• Recepcionar os pacientes que chegam ao consultório com prontidão
• Atender sempre aos telefonemas e retornar as ligações de acordo com necessidade
• Gerenciar os emails recebidos e respondê-los adequadamente
• Fazer corretamente o registro dos dados pessoais do paciente na ficha, com discrição
• Confirmar os dados de pacientes já cadastrados
• Saber ouvir as queixas, explicações e dúvidas dos pacientes
• Explicar procedimentos médicos e gerais do consultório com clareza
• Auxiliar com as dúvidas dos pacientes conforme possível
• Organizar o fluxo de pacientes no consultório, encaminhando para espera, consulta, pagamento, etc
• Zelar pela organização e tranquilidade do ambiente, mantendo cordialidade, tom de voz adequado e pedindo silêncio quando necessário

Médico

• Anotar e repassar os recados deixados para o médico
• Chegar antecipadamente para abrir o consultório
• Passar ao médico a agenda do dia

Financeiro

• Receber pagamentos dos pacientes
• Fazer a cobrança de convênios pelos sistemas próprios de cada um
• Emitir recibos conforme necessário
• Realizar o pagamento de contas do consultório
• Manter controle sobre entrada e saída de dinheiro do caixa

Organização

• Manter fichas, arquivos e documentos em geral do consultório devidamente armazenados e organizados
• Zelar pela organização física do consultório, conferindo se limpeza e arrumação estão sempre ótimas
• Acompanhar o uso de materiais diversos como de limpeza, escritório, médicos, etc e garantir que sejam sempre repostos de acordo com necessidade
• Garantir a disponibilidade de entretenimento e amenidades aos pacientes, seja ligando televisão, dispondo revistas, oferecendo café ou água, etc

Independente das funções que serão designadas à secretária, é essencial que haja um bom treinamento para que sejam passadas a ela todas as atividades. As características observadas na pessoa no momento da contratação também têm um papel importante na execução das funções. Se a secretária contratada é muito tímida ou pouco comunicativa, por exemplo, isso irá influenciar no quesito de atendimento aos pacientes.

Por fim, o canal de comunicação entre médico e secretária deve estar sempre aberto para discutir quaisquer sugestões ou problemas quanto às tarefas a serem realizadas. Com um bom planejamento para desenvolvimento da equipe as habilidades específicas da funcionária podem ser também exploradas, garantindo maior satisfação com o trabalho e consequentemente maior excelência na execução das tarefas.