Qual a melhor forma de confirmar as consultas marcadas?

O processo de confirmação das consultas marcadas em sua agenda é a melhor maneira de garantir o comparecimento dos pacientes, ou ao menos saber das desistências com antecedência, podendo assim preencher os horários vagos deixados na agenda.

Existem algumas opções quanto à confirmação. Observe que nenhuma delas é perfeita e a melhor rotina parece ser utilizar uma mescla destas maneiras de confirmar.

Confirmação por telefone

A forma tradicional é a confirmação por telefone, na qual a secretária liga para cada um dos pacientes marcados e confirma as consultas. Este modelo funciona bem quando o paciente é encontrado, embora exija o investimento de tempo e o custo das ligações.

Lembrete por email

O email funciona de maneira interessante pois o envio pode ser realizado uma única vez para um grande volume de pacientes, exigindo menos tempo e não tendo custo financeiro direto. Apesar de ser mais prático para a secretária, tendo a possibilidade de ser 100% automático (no caso em que é integrado à agenda do software médico, como no HiDoctor®), ainda assim este modelo falha com pacientes que não checam o email regularmente ou mesmo não utilizam emails. Pode ocorrer também do sistema de emails do paciente entender a mensagem como spam e não colocá-la diretamente na inbox do paciente.

Confirmação por mensagem de texto

A opção que se vê atualmente para confirmar consultas que tem crescido cada vez mais, uma vez notados seus benefícios, é a confirmação por mensagem de texto, via SMS ou WhatsApp. Este modelo é o mais eficaz para obtenção de respostas, trazendo os melhores resultados quanto ao comparecimento dos pacientes.

É raro hoje uma pessoa que não ande com o celular o tempo inteiro, checando regularmente as notificações recebidas. A mensagem de texto irá chegar imediatamente à pessoa, e mesmo que ela não possa responder naquele momento, fica gravada para que a devida atenção seja dada mais tarde - ao contrário de uma ligação, que se for recebida em horário que a pessoa não tem disponibilidade, será simplesmente ignorada.

A confirmação por mensagem de texto oferece grande retorno: o envio automatizado isenta a secretária da tarefa de confirmação manual, apresenta melhores índices de respostas e oferece mais conforto para seus pacientes, que podem responder no momento mais conveniente.

O HiDoctor® oferece o envio automático de SMS ou WhatsApp para todos os pacientes do dia com apenas com um clique. Além disso, a mensagem pode acompanhar um link através do qual o paciente responde se irá ou não comparecer na consulta e sua resposta aparece direto na agenda do programa.

É uma forma prática, eficiente e com melhor custo benefício: clínicas e consultórios médicos que adotam o procedimento constatam uma redução de até 60% no número de faltas.

No próprio HiDoctor® você tem ainda a opção da confirmação convencional por telefone, com formulário específico para registrar os contatos realizados e também o envio de lembretes por email.

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Como dito no início do texto, uma rotina ideal de confirmação, para trazer o máximo de resultados, é aquela que aproveita de todos os recursos oferecidos. Assim, no seu HiDoctor®, por exemplo, você pode deixar o envio de lembrete por email configurado, e sempre que o paciente tiver um email registrado irá receber a mensagem. Pode então utilizar o envio de SMS ou WhatsApp para lembrar os pacientes do dia e obter respostas sobre o comparecimento. Aqueles pacientes que não responderem à mensagem de texto, pode-se então ligar para eles e tentar contato direto para a confirmação do comparecimento. Caso neste processo haja alguma desistência, o HiDoctor® ainda oferece a fila de adiantamento de consultas para adiantar pacientes de acordo com prioridades definidas e assim preencher o horário vago.

O software médico HiDoctor® sempre oferece soluções completas para organizar seu consultório médico e aumentar a sua produtividade.