[PLANILHA] Aplicando o Ciclo PDCA (ou PDSA) em clínicas médicas

O ambiente das clínicas médicas é dinâmico e desafiador, exigindo dos gestores uma constante busca por melhorias para garantir a eficiência operacional e a satisfação dos pacientes. Nesse contexto, a aplicação de metodologias de gestão que promovam a melhoria contínua é fundamental.

Entre essas metodologias, destaca-se o Ciclo PDCA ou PDSA, uma ferramenta poderosa para a resolução de problemas e implementação de melhorias incrementais, amplamente utilizada em diversas indústrias, incluindo o setor da saúde. Sua abordagem iterativa permite que mudanças sejam testadas em pequena escala, proporcionando aprendizado contínuo e facilitando os ajustes necessários para alcançar os melhores resultados.

Essa metodologia é especialmente relevante para clínicas médicas, onde a complexidade dos processos e a necessidade de respostas rápidas e eficazes são constantes.

Neste artigo, você compreende o que é e como funciona o Ciclo PDSA e confere como ele pode ser aplicado especificamente em clínicas médicas, entendendo cada etapa do processo e vendo exemplos práticos de implementação. Além disso, oferecemos uma planilha prática para guiar os médicos e gestores nos passos para a aplicação do Ciclo PDSA, ajudando-os a promover melhorias contínuas no atendimento e na gestão da clínica.

• O que é o ciclo PDCA ou PDSA
• História do modelo
• O que é um modelo iterativo?
• Importância de ter um objetivo claro e bem definido
• Compreendendo as etapas do ciclo PDSA
• Limitações, vantagens e desvantagens do Ciclo PDSA
• Como aplicar a metodologia PDSA em clínicas médicas

O que é o ciclo PDCA ou PDSA

O Ciclo PDCA, PDSA, Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart é um método de gestão utilizado para melhoria contínua dos processos de produção. Trata-se de um modelo iterativo (de repetição), voltado para a solução de problemas via testes rápidos e frequentes.

O nome PDCA vem do acrônimo Plan-Do-Check-Act, ou Planejar-Fazer-Verificar-Agir, em tradução livre. O método propõe a aplicação sucessiva e cíclica dessas quatro etapas.

História do modelo

O modelo tem origem na Bell Laboratories, na década de 1920, onde o engenheiro Walter A. Shewhart propôs, para melhoria na fabricação de produtos, um ciclo de três passos repetidos continuamente: especificação, produção e inspeção, simulando as etapas do método científico: hipótese, experimento e análise dos resultados.

Na década de 1950, W. Edwards Deming, estatístico que acompanhara o trabalho de Shewhart, realizou uma série de treinamentos para engenheiros e cientistas no Japão – foi quando sugeriu a adição de um novo passo no ciclo, agora formando a sequência especificar, produzir, colocar no mercado e avaliar com pesquisas.

Sua contribuição na teoria do controle de qualidade foi substancial para a reconstrução da infraestrutura industrial do Japão no pós-guerra. Os próprios japoneses passaram a sistematizar o método como PDCA (Plan-Do-Check-Act), acrônimo do qual Deming diferia, posteriormente sugerindo a mudança para PDSA, com Study (estudar) no lugar de Check, o que descreve melhor o propósito da terceira etapa: construir uma base de conhecimento com os resultados obtidos no teste.

O que é um modelo iterativo?

Ao contrário de um modelo linear, que vai do primeiro ao último passo e se encerra, o Ciclo PDSA opera de modo iterativo, repetindo-se: ao chegar na última etapa, o gestor volta à primeira e inicia o ciclo novamente. A reiteração é importante porque um avanço significativo nunca é alcançado com uma única ação: o planejamento não consegue prever todo o conjunto de variáveis envolvido num processo complexo, são necessários ajustes, testes, adequações.

A esse esforço persistente de implementar mudanças graduais chamamos melhoria contínua, um termo muito importante para a Gestão e intimamente relacionado ao Ciclo PDSA. Segundo esse modelo, a empresa é pensada como um conjunto de processos permanentemente sujeitos a otimizações.

Outra expressão associada ao ciclo PDSA, sempre em voga no mundo corporativo, é Kaizen, termo japonês que significa “mudança para melhor” e que se refere a essa filosofia de gestão que conduz a aprimoramentos contínuos, sejam eles grandes ou pequenos, e que pode ser aplicado a grandes indústrias, empresas pequenas ou mesmo à vida pessoal.

Como dito anteriormente, a origem do Ciclo PDSA está arraigada no método científico, por isso alguns autores também o denominam como método de solução de problemas científico. Assim como nos experimentos científicos, ao chegar ao fim de uma sequência PDSA, atinge-se um novo patamar de conhecimento – e aqui reside um grande diferencial deste método: mesmo que o planejamento não resulte na melhoria prevista, a própria informação de sua ineficácia contribui para um refinamento das próximas iterações. O descarte de ideias inadequadas também impulsiona o projeto para uma solução mais refinada.

Por isso, cada iteração eleva o processo a um estágio superior de qualidade: ela parte de um patamar estável de conhecimento e leva a outro. A nova informação adquirida é consolidada e esse novo padrão serve de sustento para um patamar superior de conhecimento:

Importância de ter um objetivo claro e bem definido

Não existe metodologia PDSA sem uma meta definida, a teoria prescreve. É preciso um alvo nítido que guie o gestor durante o processo.

Para dar forma a este objetivo, é recomendado responder a três perguntas no início de cada ciclo:

1. O que estamos tentando realizar?
2. Como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
3. Quais mudanças podemos fazer que resultarão em melhoria? *

Essas perguntas não compõem originalmente o Ciclo PDSA, foram propostas posteriormente como acessório que possa situar o gestor quanto às necessidades prementes do negócio.

A resposta à pergunta “o que estamos tentando realizar?” indica ao gestor o objetivo preciso da mudança em mente, podendo ser a necessidade de resolver um problema ou o desejo de uma melhoria.

A segunda pergunta, “como saberemos que uma mudança é uma melhoria?”, alerta para a necessidade de estabelecer parâmetros de avaliação da meta: indicadores medidos antes e depois da mudança e que servem para dar convicção de que a melhoria foi de fato alcançada e que está relacionada à mudança realizada.

Por fim, a terceira pergunta, “Quais mudanças podemos fazer que resultarão em melhoria?”, realça a importância de um estado constante de busca por aprimoramento, incentivando a ir além das ideias costumeiras, buscar respostas em outras áreas, propor sugestões menos ortodoxas, enfim, abrir os horizontes para possibilidades de mudança.

As perguntas propostas servem como condutor à ação, levando o gestor à etapa de planejamento mais preparado.

Compreendendo as etapas do ciclo PDSA

P - Planejar

Propondo hipóteses e estruturando os testes

Como ferramenta de planejamento estratégico, o modelo PDSA não foge à regra que enfatiza um atencioso estágio de concepção antes da prática. Esse estágio se inicia na escolha do objetivo de melhoria e se encerra com o plano de execução. Resumidamente, é o momento que estabelece a intervenção que será feita e o plano de coleta de dados e de execução.

Partindo do problema a ser resolvido, o período de planejamento prossegue com os seguintes passos:

1. Identificação das causas: elaborar uma hipótese que explique o que causa o problema que se deseja resolver.
2. Estratégias de mudança: a partir da hipótese, deduzir ações práticas que possam resultar na mudança desejada. Em outras palavras, conjecturar o que precisa ser feito para corrigir o problema.
3. Previsão sobre as mudanças: descrever quais são os resultados esperados do teste para que haja um modelo de comparação com o resultado. Essa referência determina os indicadores mensuráveis da meta, os parâmetros que serão usados para avaliar se as mudanças foram bem sucedidas.
4. Coleta de dados: a meta do ciclo PDSA é responder a uma pergunta; para isso, o planejamento deve avaliar qual informação responderia à pergunta e em que ponto do processo essa informação deve ser coletada.
5. Plano de execução: esquematizar a execução em si; descrever os passos da ação, quem fará, o quê fará, onde e quando.

D - Fazer

Experimentos pequenos e breves

O ciclo PDSA encoraja a aplicação de testes rápidos e contínuos, partindo da premissa básica de sempre experimentar antes de implementar.

O teste dentro do ciclo PDSA pode ser pensado como um estudo piloto: um esforço temporário e em pequena escala para averiguar a viabilidade e a utilidade de uma solução proposta. Deve sempre ser feito em amostras pequenas e sob circunstâncias controladas por três motivos principais:

1. O impacto deve ser mínimo para evitar perturbações na rotina operacional do negócio e manter o nível de produtividade habitual.
2. O tempo de teste deve ser o menor possível que resulte numa resposta satisfatória quanto ao resultado da mudança enquanto mantém a agilidade do ciclo.
3. Deve-se testar um pequeno número de variáveis por vez, de forma que se tenha um alto nível de confiança no resultado que uma mudança específica gera.

Boa parte desses testes irá falhar no caminho; ideias que julgamos perfeitamente lógicas revelam-se desacertadas na prática; a tentativa de mudanças gera solavancos e imprevistos – por isso é importante que os testes sejam confinados a uma amostra pequena que possa ser executada de forma rápida.

Como nem todo teste resulta em uma melhoria significativa (ou sequer em uma melhoria), os experimentos rápidos têm um excelente custo-benefício – uma mudança aplicada em pequena escala gera um gasto mínimo se comparado ao aprendizado obtido após a análise do resultado, mesmo quando ele contraria nosso planejamento.

Além disso, como os testes podem ser executados rapidamente e sem causar desperdícios, o modelo PDSA abre espaço para soluções menos ortodoxas, cuja sugestão seria sumariamente descartada em um teste em escala maior.

S - Estudar

A versão defendida por Deming enfatiza o verbo Estudar (study) no lugar de Verificar (check) – PDSA em vez de PDCA – para ressaltar que esta terceira etapa deve ir além de meramente conferir se uma hipótese foi confirmada: ela deve gerar aprendizado.

Esse novo conhecimento que o teste proporciona pode, inclusive, ser a compreensão de que a meta desejada não é possível de ser atingida sob as circunstâncias atuais ou pode, ainda, significar a descoberta de problemas mais urgentes.

Portanto, no lugar de questionar “o que deu errado?” ou “por que o teste não resultou naquilo que foi previsto?”, o gestor deve perguntar “O que aprendemos com este teste?”

Assim como no método científico, não se trata de provar uma hipótese, mas de confrontá-la com a realidade, e apenas assim um teste poderá dar confiança acerca da validade ou invalidade de uma teoria.

A - Agir/Ajustar

Nesta etapa o gestor define a ação a ser tomada de acordo com os resultados analisados. Se a meta planejada não foi atingida ou se ela traz efeitos não desejados, retoma-se o ciclo de planejamento, agora munido de novas informações que permitirão uma hipótese mais madura e complexa.

Se as metas foram devidamente atingidas, deve-se padronizar o processo, certificando-se de que será continuamente e/ou extensivamente aplicado.

A solução proposta, integrada ao processo já existente, agora compõe o novo padrão. Todos os colaboradores envolvidos devem ser instruídos sobre os novos métodos estabelecidos.

Essa mudança do modo de trabalhar, com base em resultados e informações ambientais reais, se associa também ao método Lean e Scrum.

Limitações, vantagens e desvantagens do Ciclo PDSA

Se o ciclo PDSA é indicado para solução de problemas e implementação de mudanças pequenas e graduais, ele precisa necessariamente partir de um ponto estável em que há alguma insatisfação e onde pequenos ajustes sucessivos podem levar a um aprimoramento.

Assim, o método não é indicado como estratégia para grandes implementações ou desafios institucionais de largo escopo, como a criação de um departamento ou a introdução de um novo serviço: à medida que melhoria desejada torna-se complexa, é preciso compensar com sofisticação, preparo e rigor na aplicação do ciclo PDSA. Isso, contudo, vai de encontro à simplicidade do PDSA, um de seus principais benefícios para uso em pequenos negócios.

Para fazer um bom uso do ciclo PDSA é necessário entender a que ele se propõe: responder rapidamente se uma intervenção funcionará para que o gestor possa tomar uma decisão administrativa embasada em resultados.

Além disso, o PDSA é favorecido pela aplicação de ciclos contínuos, não apresentando grandes benefícios quando usado uma única vez.

Por fim, não há como determinar de antemão os ganhos ou benefícios finais do PDSA, que podem variar de acordo com as descobertas feitas durante o período de coleta e avaliação dos dados.

Como aplicar a metodologia PDSA em clínicas médicas

A metodologia PDSA oferece uma abordagem sistemática e iterativa para melhorias contínuas, sendo extremamente útil em clínicas médicas para resolver problemas operacionais e melhorar a qualidade do atendimento.

Aplicar essa metodologia em clínicas ou consultórios envolve um conjunto de etapas específicas adaptadas ao ambiente clínico. A seguir, é detalhado como cada fase do ciclo pode ser implementada:

1. Planejar (Plan)

Nesta etapa, a equipe da clínica deve identificar claramente os problemas ou áreas que necessitam de melhorias. Isso pode incluir questões como tempos de espera, satisfação dos pacientes, eficiência administrativa ou precisão diagnóstica. A partir dessa identificação, deve-se estabelecer objetivos claros e mensuráveis.

Passos para planejar:

• Identificar o problema: Realize reuniões de equipe para discutir e identificar problemas que precisam de soluções.
• Definir objetivos: Estabeleça metas específicas, como reduzir o tempo de espera dos pacientes em 20%.
• Elaborar um plano de ação: Proponha hipóteses sobre as causas dos problemas e desenhe estratégias para testar essas hipóteses. Planeje a coleta de dados necessária para avaliar os resultados.

2. Fazer (Do)

Implementar as mudanças propostas em um pequeno grupo de pacientes ou em um setor específico da clínica para minimizar riscos e impactos negativos.

Passos para fazer:

• Executar o plano: Implementar as mudanças planejadas em uma pequena escala. Por exemplo, alterar o agendamento de consultas um dia da semana para verificar se diminui o tempo de espera.
• Coletar dados: Durante a implementação, colete dados que serão necessários para a próxima fase de análise.

3. Estudar (Study)

Analisar os dados coletados para verificar se as mudanças resultaram em melhorias e aprender com os resultados.

Passos para estudar:

• Analisar os resultados: Compare os dados coletados com os objetivos estabelecidos para verificar se houve melhorias.
• Refletir sobre os achados: Discuta com a equipe o que foi aprendido com a implementação, identificando tanto sucessos quanto falhas.

4. Agir/Ajustar (Act/Adjust)

Baseando-se nos resultados da fase de estudo, tome ações para padronizar as melhorias ou ajustar o plano e iniciar um novo ciclo.

Passos para agir/ajustar:

• Implementar melhorias bem-sucedidas: Se as mudanças foram bem-sucedidas, padronize-as na clínica.
• Ajustar e replanejar: Se os resultados não foram os esperados, ajuste o plano original com base no que foi aprendido e prepare-se para um novo ciclo PDSA.

Exemplo prático:

» Planejar: Identificar que o tempo de espera para consulta é excessivo. Definir o objetivo de reduzir o tempo médio de espera em 20%. Planejar mudanças no agendamento e fluxo de atendimento.

» Fazer: Implementar essas mudanças em um dia específico da semana.

» Estudar: Coletar e analisar dados sobre o tempo de espera antes e depois das mudanças.

» Agir: Se o tempo de espera reduzir, padronizar a nova metodologia de agendamento. Caso contrário, ajustar a estratégia e iniciar um novo ciclo.

Outros exemplos de como aplicar o PDSA no contexto de clínicas:

• Aumento da satisfação dos pacientes: Levantar as principais reclamações dos pacientes através de uma pesquisa, propor mudanças, testar em um período, analisar nova pesquisa de satisfação e adotar as melhorias.
• Redução de erros e incidentes: Mapear os incidentes ocorridos, investigar as causas raiz, propor ações corretivas, testar, analisar os resultados e padronizar os novos procedimentos.
• Melhoria da produtividade: Identificar gargalos nos processos administrativos ou clínicos, sugerir mudanças, fazer um piloto, mensurar o ganho de produtividade e implementar em larga escala.
• Otimização de custos: Analisar os maiores custos da clínica, propor medidas para redução, testar as mudanças, avaliar o impacto financeiro e adotar as práticas economicamente viáveis.

O essencial é que os ciclos PDSA sejam focados em objetivos claros e factíveis, iniciando com testes pequenos e controlados. A medição dos resultados é fundamental para avaliar o sucesso e justificar a ampliação das iniciativas.

Através da aplicação contínua do PDSA, as clínicas médicas podem evoluir seus indicadores de qualidade, eficiência e custos, se tornando organizações cada vez mais maduras e adaptadas às necessidades dos pacientes e do mercado.

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Sobre o autor:

Marcos Moreira

Administrador pela Faculdade de Administração de Brasília e Business Excellence pela Universidade de Columbia – NY