Dicas para a programação ideal da agenda médica em seu consultório de psiquiatria

Ter um consultório independente pode ser muito interessante para médicos psiquiatras, pois oferece várias vantagens tanto profissionais quanto pessoais: permite-lhes gerir o próprio horário e fluxo de trabalho, criar um ambiente de trabalho personalizado, estabelecer suas taxas e políticas de pagamento e oferecer um atendimento mais personalizado aos pacientes.

No entanto, também envolve desafios, como a gestão administrativa do negócio e a aquisição de novos pacientes, sendo essencial que o profissional esteja preparado para estas responsabilidades.

Sem dúvidas um dos aspectos mais desafiador, embora atraente, de abrir um consultório de psiquiatria é construir a própria agenda. Por um lado, ser capaz de controlar a agenda permite ao psiquiatra uma flexibilidade que não pode ser alcançada em ambientes de trabalho mais estruturados. Por outro lado, a tentação de atender às necessidades de agendamento de cada paciente pode levar a longas horas de trabalho e, às vezes, com grandes intervalos de tempo entre cada paciente.

Embora as horas de trabalho menos preferíveis pelo profissional possam resultar em atender mais pacientes, também podem levar a um esgotamento rápido e podem até reduzir a eficácia clínica se os profissionais não quiserem estar lá.

Independente de você estar começando seu consultório particular, ou de já estar estabelecido há algum tempo, é importante equilibrar seu desejo de conseguir pacientes e crescer seu consultório com a programação de uma agenda realista e sustentável a longo prazo.

A seguir estão algumas dicas a serem consideradas para ajudá-lo a desenvolver a programação ideal para sua agenda médica.

Defina horários de funcionamento que atendam a você e aos seus pacientes
Identifique um número realista de pacientes que você pode atender em um dia
Conheça seus limites e planeje intervalos
Seja firme quanto à programação da sua agenda
Considere tempos de preparação e seguimento e deixe espaços para emergências
Termine as sessões no horário
Crie tempo para tarefas administrativas
Use ferramentas de gestão dos agendamentos

Defina horários de funcionamento que atendam a você e aos seus pacientes

Primeiro, considere quanto tempo você quer ficar no consultório. Um dia de trabalho médio é de 8 horas, mas você pode optar por trabalhar mais ou menos horas de acordo com suas necessidades.

Também é importante conhecer seu ritmo de trabalho. Em quais horários você é mais produtivo e consegue trabalhar melhor? Esses períodos são ideais para agendar os compromissos mais exigentes mentalmente.

Por fim, lembre-se que os horários de alta demanda em um consultório tendem a ser antes e depois do horário comercial de trabalho. Para atender aos pacientes que só podem se consultar nesses períodos, considere escolher alguns dias para “começar cedo” e outros dias para “ficar até tarde”. Assim você não prende sua rotina a sempre precisar acordar cedo, ou sempre trabalhar até tarde, ao mesmo tempo em que consegue atender tanto os pacientes que desejam marcar antes quanto depois de seus trabalhos.

Mas atenção, tente evitar começar cedo e terminar tarde no mesmo dia, pois isso pode levá-lo a ficar no consultório por 12 horas em um dia, com possíveis efeitos prejudiciais por conta do cansaço e desgaste.

Identifique um número realista de pacientes que você pode atender em um dia

Considere quantos pacientes no total você pode atender em um dia e ainda ser enérgico, focado e engajado. Esse número varia de pessoa para pessoa, mas muitos psiquiatras dizem que entre 5 e 7 é um número ideal de pacientes para se ver em um dia, principalmente quando se estabelece uma duração mais longa para cada consulta.

Porém, dependendo das particularidades de seus atendimentos e da duração média que estabelecer para as consultas psiquiátricas, pode ser possível atender até mesmo entre 15 e 20 pacientes em um dia, caso se tratem de consultas curtas ou de acompanhamento, por exemplo.

Para organizar isso, você deve programar sua agenda estabelecendo uma duração para cada tipo de atendimento (primeira consulta, acompanhamento, teleconsulta, etc.) e então dividindo entre os dias da semana quais horários serão reservados para quais tipos. Feito isso, você verá o número de horários diários disponíveis em sua agenda.

Um bom sistema de agendamento permite criar essa programação com praticidade, tornando mais fácil para sua secretária marcar os compromissos respeitando essa grade definida.

Conheça seus limites e planeje intervalos

Quando você precisa de uma pausa? Alguns psiquiatras preferem a abordagem “do início ao fim” – vendo os pacientes consecutivamente e trabalhando dias mais curtos. Outros preferem a abordagem “lenta, mas constante” – trabalhando dias mais longos, mas construindo intervalos entre os pacientes.

Ainda que você se enquadre no primeiro tipo, planejar intervalos regulares é importante para evitar o esgotamento e manter o foco. Isso pode significar tirar alguns minutos entre as consultas ou ter um intervalo mais longo para almoçar ou se exercitar.

Conhecer seus limites também é importante no que diz respeito ao equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Você deve estabelecer limites claros para o horário de trabalho, o que pode incluir não agendar consultas em certos dias ou horas e comunicar esses limites aos seus pacientes.

Seja firme quanto à programação da sua agenda

Você construiu sua programação e comunicou seus horários de atendimento com antecedência aos seus pacientes. Tente então manter seus limites atendendo aos pacientes apenas nesses horários determinados.

Muitos pacientes pedirão para atender em outros horários, mas se você abrir muitas exceções, acabará trabalhando muito mais horas ou atendendo mais pacientes do que o pretendido.

Se você se mantiver firme nos horários disponíveis, os pacientes geralmente encontrarão uma maneira de se acomodar ou você acabará preenchendo esses horários com outras pessoas que tem disponibilidade, mesmo que demore um pouco mais.

Porém, esteja disposto a abrir exceções de vez em quando. Um paciente antigo pode estar com uma necessidade especial, ou determinado paciente pode precisar de uma consulta de urgência. Nestes casos fazer ajustes pontuais em sua programação é interessante para garantir a prestação de cuidados.

Considere tempos de preparação e seguimento e deixe espaços para emergências

Cada consulta não consiste apenas no tempo com o paciente. Há também o tempo de preparação antes da consulta e o tempo para fazer anotações e planos de acompanhamento depois. Certifique-se de incorporar isso em sua programação, seja como intervalos entre os compromissos, ou como parte da duração de cada consulta.

Também é importante ter algum espaço na agenda para acomodar as situações de emergência que inevitavelmente surgirão. Isso inclusive evita que você precise abrir exceções em sua agenda, como citado no tópico anterior.

Termine as sessões no horário

A maioria dos psiquiatras agenda sessões de 50 minutos para permitir tempo entre as sessões para usar o banheiro, comer um lanche ou concluir tarefas administrativas. Considere dar aos seus pacientes um aviso de 5 minutos para que eles saibam que você está se preparando para encerrar a sessão.

Muitos pacientes apreciam a estrutura e a previsibilidade de terminar no horário, e os próximos pacientes certamente apreciarão sua pontualidade.

Crie tempo para tarefas administrativas

Considere reservar um tempo em sua agenda para realizar as tarefas administrativas. Se você não agendar esse horário durante o horário de trabalho, terá que compensar durante o seu tempo pessoal, o que pode levar ao esgotamento.

As tarefas administrativas podem incluir: retornar ligações, responder e-mails, escrever anotações, fazer seu controle financeiro ou preparar sessões.

Use ferramentas de gestão dos agendamentos

Existem muitas ferramentas para gestão dos agendamentos disponíveis, que podem ajudar na programação dos horários, na marcação prática dos compromissos e muito mais. Isso pode ser tão simples quanto um calendário digital ou tão avançado quanto um software médico, com agenda médica completa integrada.

A programação ideal da agenda em um consultório de psiquiatria é aquele que atende às suas necessidades e às necessidades de seus pacientes, mantendo a qualidade dos atendimentos e a produtividade em alta.

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