Princípios básicos que podem transformar seu consultório médico
Essa é uma história um tanto familiar para muitos médicos: seu consultório oferece atendimento de qualidade. Você atrai mais pacientes, talvez mais do que você pode lidar facilmente. Você gostaria de tirar um intervalo para decidir como atender melhor os pacientes que virão amanhã, mas está muito ocupado atendendo os pacientes agendados para hoje.
O que fazer? Você pode parar de ler isso e se livrar de todas as tarefas inacabadas. Ou você pode ler sobre os princípios básicos que podem transformar seu consultório.
"O principal objetivo da gerência deve ser garantir a máxima prosperidade para o empregador, juntamente com a máxima prosperidade para cada funcionário", escreveu Frederick Winslow Taylor no início de seu pioneiro tratado de 1911, "Os Princípios da Gestão Científica".
Por "prosperidade máxima", Taylor significava não apenas receita, mas desenvolver cada ramo de uma empresa ao seu mais alto estado de excelência. Seus princípios transformaram a indústria americana e podem ser aplicados aos consultórios médicos de hoje.
Maximizando a tecnologia
Seu consultório está fazendo pleno uso de um software médico? Adotar um software é um primeiro passo essencial, mas não é o único passo a ser dado. Um ótimo software médico irá oferecer funcionalidades completas, que quando são bem aproveitadas podem integrar todos os processos do consultório e trazer diversos benefícios.
Você sabe tudo que o seu software oferece? Todas as possibilidades de uso? Sua equipe sabe utilizar todas as funcionalidades? Caso tenha respondido não para qualquer das perguntas, você deve buscas mais informações e treinamento a respeito do seu sistema para tirar o máximo de proveito da ferramenta que tem em mãos, com excelentes resultados para você, para a equipe e para os pacientes.
Otimizando os fluxos de trabalho
Todo membro da equipe de um consultório deve estar fazendo um trabalho apropriado ao seu nível de competência e remuneração. Como Taylor escreveu, cada indivíduo deve fazer "a mais alta classe de trabalho para a qual suas habilidades naturais se encaixam".
Isso significa que tarefas simples, mas que gastam tempo, podem e devem ser automatizadas através de ferramentas inteligentes para que o médico e a equipe possam liberar seu tempo para executar as tarefas que são realmente essenciais, lidando diretamente com os pacientes para dar-lhes a devida atenção.
É possível, por exemplo, oferecer agendamento online para que a secretária não fique tanto tempo ao telefone. Também um modelo de confirmação de consultas por SMS pode liberar mais tempo na recepção. O médico pode reduzir o tempo gasto com documentação durante a consulta utilizando um prontuário eletrônico completo e com cadastros auxiliares integrados.
Um software médico completo irá oferecer diversas oportunidades de automação de tarefas, acelerando assim os fluxos de trabalho e reduzindo o tempo gasto com registro de dados no sistema.
Melhorando as comunicações
A melhor tecnologia do mundo não substitui uma comunicação clara. Todos os e-mails e mensagens de texto do mundo não podem substituir a comunicação cara a cara. Breves reuniões diárias são uma marca dos grandes consultórios e clínicas, ajudando a garantir que todos entendam as metas e tarefas.
Porém, algumas soluções podem ser associadas à comunicação direta para auxiliar em necessidades simples.
Na comunicação diária com a secretária, para informar sobre os pacientes que estão em espera, passar recados rápidos, etc., o ideal é um sistema de chat instantâneo para que possam se comunicar à distância e sem gerar interrupções no ambiente, tanto da sala de atendimento quanto da recepção. Um chat exclusivamente para uso profissional e que funcione integrado ao software médico é a melhor escolha para garantir o foco e a segurança das comunicações.
Externamente, o consultório também pode usar algumas soluções de comunicação para manter os pacientes engajados, como as ferramentas anteriormente citadas para oferecer agendamento online e realizar as confirmações de consulta por mensagens de texto. Ainda outra solução importante é o envio automático de e-mails para lembrar a data e hora dos compromissos alguns dias antes.
Prosperando online
Mesmo um pioneiro como Frederick Taylor não podia prever como a Internet e as mídias sociais mudariam os negócios e os cuidados de saúde dando mais poder aos pacientes. Hoje, você precisa de um site bem desenvolvido e atualizado para que os possíveis pacientes possam encontrar seu consultório.
Também a presença em catálogos médicos públicos na internet é essencial, já que estes sites aparecem nas primeiras posições do Google quando pacientes fazem uma busca por médicos.
As redes sociais são outra possibilidade para ir além de ser encontrado e ganhar seguidores, estabelecendo uma relação com os pacientes e engajando-os através do compartilhamento de informações de saúde relevantes.
Tudo isso somado pode dar ao seu consultório o poder de garantir que sua reputação online seja um reflexo justo e preciso da qualidade dos cuidados prestados.
Pode não ser tão fácil prosperar em uma era de atendimento médico que ao mesmo tempo preza pelo foco no paciente, mas coloca os médicos sob pressão para entregar números e resultados, porém pequenas mudanças podem fazer muito em prol de atingir tanto a excelência do atendimento quanto o crescimento e sucesso esperados.
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